Murphy lebt – in jedem Projekt!

Anforderungen an die Terminplanung in industriellen Projekten

Anlagenbau
Chemie
Pharma
Ausrüster
Planer
Betreiber
Einkäufer
Manager

21.06.2017 Industrielle Projekte leiden oftmals nicht nur unter Kostendruck, sondern auch unter erheblichem Zeitdruck während der Realisierung. Um für die Auftraggeber, aber auch für die Auftragnehmer dieser Projekte den Projektfortschritt transparent zu halten, muss die notwendige Projektterminplanung bestimmte Strukturen aufweisen. Außerdem gehören zur Behandlung gestörter Bauabläufe zwischen den Projektparteien eindeutige Vorgehensweisen in Bezug auf die Terminplanung im Vertrag verankert.

Anzeige

Entscheider-Facts für Planer und Betreiber

  • Unsicherheit in der Projektabwicklung sollte vermieden werden. Neben der Erfüllung des technischen und des kaufmännischen Leistungssolls im Projektvertrag sollte die Erfüllung des terminlichen Leistungssolls im Projekt mit geeigneten Instrumenten geplant und überwacht werden.
  • In industriellen Projekten erstellt der Auftragnehmer zunächst einen Projektterminplan, dieser wird aber im Projektalltag häufig weder fortgeschrieben, noch revisioniert.
  • Auch Auftraggeber überprüfen Projektterminpläne oft nicht regelmäßig.

Two workers isolated on the white background

Projektmanagement ist mehr als nur Druck aufzubauen. Bild: Elnu – Fotolia

PERT is a method to analyze the involved tasks

Mit der PERT-Methode lassen sich Bauzeitverlängerungsansprüche bewerten. Bild: iStock/11:55 PM Consultants

Unsicherheit in der Projektabwicklung sollte vermieden werden. Bild: iStock/11:55 PM Consultants

Unsicherheit in der Projektabwicklung sollte vermieden
werden. Bild: iStock/11:55 PM Consultants

Üblicherweise enthalten Projektverträge über die Konstruktion, Beschaffung, Lieferung, Montage und Inbetriebnahme von industriellen Anlagen und Maschinen einen groben Terminplan, der die wesentlichen Ecktermine auf dem Weg zur Fertigstellung des Projektes für die Vertragsparteien festschreibt. Diese groben Ecktermine sind in Form von Meilensteinen, meist mit Vertragsstrafen bewehrt, im Projektvertrag enthalten. Gängige Industriepraxis ist es, dass der Auftragnehmer vertraglich verpflichtet ist, diesen Meilensteinplan mit dem im Projekt notwendigen Aktivitäten („Vorgänge“) innerhalb eines kurzen Zeitraumes (zwischen 4 und 8 Wochen) nach Inkraftsetzung des Projektvertrages zu detaillieren und beim Auftraggeber zur Genehmigung einzureichen.

Anforderungsgerechte Terminplanung schafft Vertrauen

Sinn und Zweck dieser Vorgehensweise ist es, dass sich der Auftraggeber einen Eindruck davon verschaffen kann, ob die Terminplanung des Auftragnehmers zum einen realistisch ist und zum anderen, ob der Auftragnehmer die Reihenfolge seiner Arbeiten sinnvoll geplant hat. Weiterer Zweck ist es, zwischen den Vertragsparteien Einigkeit darüber herbeizuführen, zu welchen Zeitpunkten der Auftraggeber seine vertraglich geschuldeten Mitwirkungspflichten im Projekt nachkommen muss.

Haben sich die Vertragsparteien auf einen solchen Terminplan geeinigt, so spricht man von einem „Basisterminplan“, welcher zum Vertragsgegenstand, sprich zum „Bausoll“, wird. Gegen diesen wird der Auftragnehmer im Projekt gemessen. Auf diesen kann der Auftragnehmer sich beziehen, wenn der Auftraggeber säumig ist mit der Erbringung seiner Mitwirkungspflichten im Projekt. In einem solchen Basisterminplan ist es essentiell, dass dieser ausreichend, aber nicht zu detailliert ist (keine „Mikroprojektplanung“) und dass die enthaltenen Aktivitäten auf dem Wege von Anordnungsbeziehungen (z. B. „Ende-Anfang“, „Anfang-Anfang“ etc.) logisch miteinander verknüpft sind.

Soweit so gut. In der industriellen Projektpraxis ist jedoch häufig zu beobachten, dass der Fortschreibung des Terminplanes über den Projektverlauf ein Mauerblümchendasein zukommt. Zwar werden Arbeitsfortschritte im Projekt monatlich vom Auftragnehmer im Terminplan erfasst und von ihm an den Auftraggeber berichtet, jedoch versäumen es Auftragnehmer häufig, Störungen, Änderungen und Abweichungen mit ihren jeweiligen Konsequenzen für das Projekt („Cause and Effect“) im fortgeschriebenen Projektterminplan und in das vertragliche Bausoll mit aufzunehmen.

„Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen“, hat Edward A. Murphy jr., ein US-amerikanischer Ingenieur, gesagt und damit das weithin bekannte Murphysche-Gesetz formuliert. Ist im Projektverlauf einiges schiefgegangen und die Fertigstellung des Projektes ist später als vertraglich zwischen den Vertragsparteien vereinbart, dann fordert der Auftraggeber vom Auftragnehmer eine Vertragsstrafe wegen Späterfüllung. In Folge ist der Auftragnehmer in der Argumentationspflicht, um nachzuweisen, dass die Ursachen der Späterfüllung in den Verantwortungsbereich des Auftraggebers fallen und dem Auftragnehmer ein Anspruch auf Gewährung einer Bauzeitverlängerung zusteht.

Der „störungsmodifizierte Bauzeitenplan“

Der Schlüssel hierzu ist der „störungsmodifizierte Bauzeitenplan“. Ein sperriges Wort, das ein unabdingbares Instrument für die Planung und Verfolgung industrieller Projekte bezeichnet. Ein störungsmodifizierter Bauzeitenplan ist nichts anderes als der vom Auftragnehmer fortgeschriebene Basisterminplan, welcher die im Projektverlauf aufgetretenen Ablaufstörungen, Änderungen und Abweichungen sowie deren Konsequenzen abbildet. Konsequenzen, die für den Auftragnehmer bauzeitverlängernd wirken, müssen per Definition auf dem kritischen Pfad des im Basisterminplan hinterlegten Ereignisknoten-Netzwerkes liegen. Kann der Auftragnehmer dies nicht nachweisen, so steht ihm kein Anspruch auf Bauzeitverlängerung zu.

Um den Nachweis erbringen zu können, ist es notwendig, dass die Vertragsparteien sich regelmäßig im Projektverlauf über die Bewältigung der Konsequenzen von aufgetretenen Ablaufstörungen, Abweichungen und Änderungen austauschen. Zu diesem Zweck müssen sich die Vertragsparteien auf einen neuen, den störungsmodifizierten Bauzeitenplan einigen, sobald der ursprünglich geplante Projektablauf – aus Gründen, welche der Auftraggeber zu vertreten hat – gestört wurde. Dem muss jedoch eine zum Störereignis zeitnahe umfassende Information („Behinderungsanzeige“) des Auftraggebers über dieses Ereignis vorausgehen. Versäumt der Auftragnehmer es, den Auftraggeber auf dem Wege einer Behinderungsanzeige über ein Störereignis im Projekt (rechtzeitig) zu informieren, kann der Auftragnehmer unter Umständen seine Ansprüche auf Gewährung von Bauzeitverlängerung verwirken.

Der neue, jetzt störungsmodifizierte Terminplan wird nach der Einigung der Vertragsparteien auf diesen zum neuen Bausoll. Gegen diesen wird der Auftragnehmer im weiteren Projektverlauf gemessen, solange bis ein neuer störungsmodifizierter Terminplan zwischen den Vertragsparteien vereinbart wird. Wie mit hieraus abzuleitenden Ansprüchen des Auftragnehmers auf Bauzeitverlängerung umzugehen ist, ist in unterschiedlichen Rechtsordnungen ebenso unterschiedlich geregelt und wird hier nicht weiter vertieft. Wichtig ist hierbei jedoch, die Anforderungen der für den Projektvertrag anwendbaren Rechtsordnung an die Gewährung von Bauzeitverlängerung sorgsam in Vertragsklauseln abzubilden. Kernpunkte hierbei sollten sein:

  • die zu gewährende Bauzeit im Projektverlauf anpassen zu können,
  • den Auftragnehmer von seiner Verpflichtung zu entlasten, Projekttermine zu erfüllen, an deren Erfüllung er gehindert war durch Umstände, die er nicht zu verantworten hat,
  • dem Auftraggeber das Recht einzuräumen, vom Auftragnehmer eine Vertragsstrafe oder Liquidated Damages zu fordern in Fällen, in denen dieser schuldhaft die vertraglich vereinbarte Bauzeit überschreitet.
  • Die Vertragsparteien zu verpflichten, einvernehmlich Störungen im Projekt und deren Konsequenzen zeitnah behandeln zu können (müssen).

„Mut zur Lücke“ oder besser nicht?

Es wundert schon, warum viele Auftragnehmer, aber auch Auftraggeber, der Terminplanung und Terminverfolgung in industriellen Projekten wenig Stellenwert einräumen. Häufig erstellt der Auftragnehmer zunächst einen Projektterminplan, dieser wird aber im Projektalltag weder fortgeschrieben, noch revisioniert. Und auch der Auftraggeber fordert diesen nicht regelmäßig ein und prüft diesen. Die Gründe hierfür sind vielfältig, meist aber in der Zeitnot und den knappen Personalressourcen der Vertragsparteien im Projekt zu suchen.

Die Folge ist für beide Vertragsparteien eine erhebliche Unsicherheit in der exakten Beurteilung des terminlichen Bausolls: „Wir haben noch ausreichend Zeit im Projekt“ ist sich der Auftragnehmer sicher im Wissen, dass ihm, vermeintlich berechtigt, Ansprüche auf Bauzeitverlängerung gewährt werden, weil er „ja ständig vom Auftraggeber in der Projektabwicklung behindert wurde“. „Wann können wir mit der Anlage produzieren?“ fragt sich der Auftraggeber angesichts von nicht geeignet aufbereiteten Terminplänen, die ihm der Auftragnehmer auch noch schöngeredet hat. Beides ist nicht förderlich für ein faires Miteinander im Projekt, welches dem gemeinsamen Erreichen des Projektziels dient.

Fazit: Unsicherheit in der Projektabwicklung sollte vermieden werden. Neben der Erfüllung des technischen und des kaufmännischen Leistungssolls im Projektvertrag sollte die Erfüllung des terminlichen Leistungssolls im Projekt mit geeigneten Instrumenten geplant und überwacht werden. Sind zur Verfügung stehende Leistungszeiträume im Projekt nicht bekannt, weil sie nicht geeignet geplant und fortgeschrieben wurden, so entstehen Situationen in denen „sich Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für Erledigung zur Verfügung steht“, sagte C. Northcote Parkinson, ein britischer Soziologe. 1708ct907

CT-Artikel: Gutes Projekt-Management ist die Grundlage – Claim- & Contract-Management

 

Heftausgabe: Juni 2017
Jürgen Hahn ist  Leiter Beratung  bei 11:55 PM  Consultants

Über den Autor

Jürgen Hahn ist Leiter Beratung bei 11:55 PM Consultants
Loader-Icon