Streng nach Vorschrift

Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz einfach im Griff

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10.07.2015 Jedes Unternehmen hat in Bezug auf Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz ein bestimmtes Pflichtenheft zu erfüllen. Rettenmaier & Söhne erforscht, entwickelt und verarbeitet hochwertige organische Faserstoffe aus pflanzlichen Rohstoffen – an insgesamt 23 Produktionsstandorten weltweit, davon allein neun in Deutschland. Für das Unternehmen gelten zahlreiche Bestimmungen und Vorschriften aus den Bereichen Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz.

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Entscheider-Facts Für Betreiber

 

  • Seit der Einführung des Vorschriften Managers konnte die Rettenmaier Unternehmensgruppe das Vorschriftenmanagement in den Bereichen Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz nicht nur effizienter gestalten, sondern kann in Zukunft auch Zertifizierungen gelassen entgegen sehen.
  • Es handelt sich dabei nicht um eine One-size-fits-all-Lösung, sondern die Software kann individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Juli 2015

Es ist eine tägliche Herausforderung, alle relevanten Gesetze und die daraus entstehenden Pflichten zu erfassen, stets alle Änderungen und Neuerungen zu berücksichtigen und die Umsetzung aller Vorgaben zu dokumentieren. Bild: artfocus – Fotolia

Corinna Bieg, Unternehmensjuristin und Verantwortliche für das Vorschriftenmanagement in den genannten Bereichen, sieht die tägliche Herausforderung darin, alle relevanten Gesetze und die daraus entstehenden Pflichten zu erfassen, stets alle Änderungen und Neuerungen zu berücksichtigen und darüber hinaus die Umsetzung aller Vorgaben zu dokumentieren. In der Praxis war das eine echte Herkulesaufgabe und ohne technische Unterstützung kaum zu bewältigen. Aus diesem Grund suchte die Unternehmensgruppe nach einer Software, die alle Prozesse rund um das Vorschriftenmanagement effizienter und effektiver gestalten sollte. Darüber hinaus wollte das Unternehmen auch externe Beratungsexpertise ins Haus holen, um in den  Bereichen  Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz optimal aufgestellt zu sein. Beide Anforderungen konnte Haufe mit dem Vorschriften Manager und dem Consulting-Angebot erfüllen.

Die Herstellungsprozesse bei Rettenmaier sind vielfältig. Aus diesem Grund gelten zahlreiche Vorschriften beispielsweise zum Tragen von Schutzkleidung oder zum Umgang mit Gefahrstoffen. Die Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften ist für das Unternehmen selbstverständlich. In der Praxis ist jedoch gerade das Erfassen und Dokumentieren der Vorgaben eine echte Herausforderung, wie Corinna Bieg weiß: „Wir haben einen sehr großen Produktionsstandort mit mehreren Hallen. In jeder Halle werden unterschiedliche Produkte hergestellt und somit muss jeder Bereich andere Vorschriften beachten, manche davon sind für eine oder mehrere Produktionshallen gültig, andere wiederum für alle Mitarbeiter am Standort.“ Umso wichtiger, dass alle relevanten Informationen erfasst und jeweils genau dort kommuniziert werden, wo sie auch gelten.

„Im Rahmen eines Energie-Audits wurde geprüft, ob wir rechtskonform arbeiten. Dazu mussten wir die Dokumentation zur Umsetzung aller für uns geltenden Pflichten vorlegen. Da wir kein zentrales System im Einsatz hatten, war das nicht möglich, obwohl wir alle Pflichten erfüllt hatten“, erläutert Corinna Bieg. Die Auditierung erfolgte, jedoch mit einer Abweichung und der Aufforderung, sich im Unternehmen bezüglich des Vorschriftenmanagements besser aufzustellen und die Dokumentation nachzureichen. Aus diesem Grund suchte Corinna Bieg nach technischer Unterstützung. Die Software sollte einen automatischen Aktualisierungsdienst beinhalten, der gleichzeitig die gültigen Pflichten für das Unternehmen und auch den  jeweiligen Umsetzungsstand anzeigt. Zudem war Corinna Bieg wichtig, dass beauftragte Personen und Bereichsleiter eingebunden werden und ebenfalls in dem System arbeiten können.

Hoher Aufwand, wenig Nutzen

Vor der Einführung des Vorschriften Managers wurden alle gesetzlichen Bestimmungen zu Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz von den jeweiligen Bereichsleitern in Zusammenarbeit mit  Corinna Bieg in einer
Excel-Liste erfasst. Diese wurde händisch gepflegt, was ein enormer Aufwand war, wie sich Corinna Bieg nur ungern erinnert: „In regelmäßigen Abständen musste diese Liste von Anfang bis Ende durchgearbeitet werden, um sämtliche Einträge auf Aktualität zu prüfen. Im Anschluss musste sie dann wieder an alle zuständigen Mitarbeiter geschickt werden. Das war ein enormer Aufwand.“ Zusätzlich nutzten die Mitarbeiter verschiedene Aktualisierungsdienste. Eine Erleichterung war das jedoch nicht, denn die Änderungen mussten noch immer von Hand übertragen werden.

Heftausgabe: Juli 2015
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Nathalie Merckle, frei Fachjournalistin  für Haufe

Über den Autor

Nathalie Merckle, frei Fachjournalistin für Haufe

Nathalie Merkle, freie Fachjournalistin für Haufe

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