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Datenaustausch in Anlagenbau-Großprojekten

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05.06.2015 Im Anlagenbau hängt der Projekterfolg von einer reibungslosen Abwicklung ab. Doch wo ist die Grenze zu ziehen zwischen enger Zusammenarbeit und dem Schutz vertraulicher Informationen? Bei Großprojekten lassen sich mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) verschiedene Methoden der Kollaboration verfolgen. Möglich sind ein getrenntes DMS, ein internes System mit externen Zugriffsmöglichkeiten oder eine zentrale DMS-Plattform.

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Entscheider-Facts Für Anlagenbauer, Planer und Ausrüster

 

  • Für die Zusammenarbeit bei Großanlagenbau-Projekten sollten alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf für sie relevante, aktuelle Daten haben. Dafür gibt es mehrere Datenmanagement-Konzepte.
  • Die Vorteile dieser Konzepte lassen sich zu zwei Ansätzen kombinieren, die jeweils Herausforderungen im Bereich Datenschutz und -sicherheit, Daten- und Informationsaustausch und Eigentum lösen.
  • Das DMS Pirs kann beide Ansätze umsetzen und unterstützt in Kombination mit dem Portal die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten, sodass Daten sicher abgelegt werden können und redundante Arbeit entfällt.

Zusammenarbeit hat Vor- und Nachteile
Beim Ansatz des getrennten DMS verwendet jede im Projekt involvierte Partei ihr eigenes internes System. Der Dokumentenaustausch findet elektronisch statt, hauptsächlich über E-Mail. Die Datensicherheit ist dabei hoch, denn jede Partei verwendet ihr nach außen abgeschirmtes System, auf das nur sie Zugriff hat. Auch ist die Eigentumsfrage klar geregelt, da jede Seite die von ihnen erstellten Dokumente intern vorliegen hat. Der eingeschränkte Datenaustausch stellt jedoch, besonders bei großen Dateien, auch eine Herausforderung dar. Per E-Mail lassen sich diese nicht teilen, sondern sie müssen stattdessen beispielsweise über einen FDP-Server ausgetauscht werden. Die Folgen sind Fehlkommunikation und Projektverzögerungen. Der Einsatz von separaten Systemen für den Datenaustausch bedingt außerdem die Pflege von parallelen Datensätzen, was zu Mehrarbeit führt, und der Systemwechsel bringt wiederholtem Medienbruch mit sich. In Folge haben Parteien schnell unterschiedliche Revisionsstände vorliegen, wenn sie Dokumente nicht empfangen haben oder diese nicht korrekt abgelegt wurden.

Beim internen DMS mit externem Zugriff gibt die Partei, die die Leitung des Dokumentenmanagements übernimmt, Externen eingeschränkten Zugriff auf ihr DMS im internen Firmennetzwerk. Hier liegt ein Vorteil in der effizienten Zusammenarbeit. Lieferanten und Kunden erhalten Zugriff auf ausgewählte Bereiche oder bestimmte Ordner. Dokumente werden zur Freigabe in den Ordner des Partners verschoben oder nach Ablauf interner Genehmigungsprozesse automatisch im öffentlich sichtbaren Bereich angelegt. Beteiligte können direkt auf aktuelle Revisionen zugreifen, und Arbeitsprozesse werden zentral gesteuert. Jedoch schränkt dieser Ansatz die Datensicherheit ein: Durch den Zugriff auf das interne DMS besteht das Risiko, dass Externe vertrauliche Dokumente einsehen. Bei vielen Unternehmen lässt sich dieses Konzept außerdem technisch oder firmenpolitisch nicht umsetzen.

Eine dritte Option ist eine zentrale, für alle Parteien zugängliche Plattform. Dabei legen Projektteilnehmer alle relevanten technischen Dokumente während des Projektverlaufs zentral ab. Eine Partei ist für die Hauptverwaltung verantwortlich und unterhält die Plattform. Hierbei arbeiten Beteiligte mit aktuellen Daten- und Revisionsständen und können den Dokumentenkreislauf genau nachverfolgen. Die Plattform wird als zentrale Prozesssteuerung und damit als Kommunikations- und Informationsbasis verwendet. Arbeitsprozesse sowie Dokumentenkreisläufe lassen sich firmenübergreifend definieren und umsetzen. Unklar ist allerdings die Eigentumsfrage, da am Projektende alle Daten rechtlich der Partei gehören, die die Plattform unterhält und die nach Projektabschluss den alleinigen Zugriff darauf hat. Um sich dagegen abzusichern, arbeiten Unternehmen weiterhin mit ihrem internen DMS, das sie zusätzlich pflegen müssen. Zudem sind sowohl Aufbau als auch Umsetzung einer solchen Plattform aufwendig und rentieren sich nur bei Projekten mit langer Laufzeit.

Heftausgabe: Juni 2015
Seite:
Annabell Degler, Projektmanagerin bei Sobis

Über den Autor

Annabell Degler, Projektmanagerin bei Sobis

Annabell Degler ist Projektmanagerin bei Sobis

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