Teil 1: Risikominimierung durch vorgangsorientiertes Vertrags-, Änderungs- und Claimmanagement

Dem Streit die Spitze nehmen

Anlagenbau
Chemie
Pharma
Ausrüster
Planer
Betreiber
Einkäufer
Manager

12.05.2010 In Großprojekten des Anlagenbaus sind Streitigkeiten meist schon bei der Auftragsvergabe vorprogrammiert: Die montagebegleitende Planung führt zwangsläufig zu Änderungen, die sich wiederum auf die Kosten und den Zeitpunkt der Fertigstellung auswirken. Vor diesem Hintergrund plädieren die Autoren für eine radikale Umorganisation der Baustellenabwicklung und eine „streitfeste“ Dokumentation.

Anzeige

Entscheider-Facts Für Planer und Betreiber


  • Um Streitigkeiten in Anlagenbauprojekten frühzeitig beilegen zu können, sollten sich Planer und Auftraggeber an den Vorgängen eines verbindlichen und realistischen Bauablaufs orientieren.
  • Der tatsächliche Bau- und Montageablauf muss dazu kontinuierlich dokumentiert werden.
  • Die Ausgangsbasis dafür ist ein vertraglich vereinbarter Soll-Bau- und Montageablaufplan.
  • Um bei umfangreichen Vertragswerken eine Zuordnung auf Vorgangsebene zu erreichen, muss der Vertrag zielgerichtet analysiert werden.

Dass im Anlagenbau nicht alles nach Plan läuft, gehört insbesondere bei größeren Vorhaben zum Alltag. Dies wird auch durch eine Studie von Management Engineers und der Arbeitsgemeinschaft Großanlagenbau im VDMA (vgl. Chemietechnik, Ausgabe 03/2010) sehr deutlich. Diese Studie bestätigt letztlich die bekannten Schwachstellen in den Bereichen:

  • Bearbeitung auf Projektebene (Engineering)
  • Änderungsmanagement
  • Konfliktmanagement
  • Managementinformationssysteme
  • Vertragsmanagement

An den Ursachen, nämlich den „Mitwirkungshandlungen des Auftraggebers“, wie sie die Studie so nett umschreibt, wird man wenig verändern können. Es sind hiermit wohl die laufenden Änderungswünsche und -anordnungen und unterlassene bzw. verspätete Mitwirkungshandlungen bei einer extensiven Vertragsauslegung zu verstehen. Solange eine bau- und montagebegleitende Planung akzeptiert wird, müssen auch laufende Eingriffe des Auftraggebers erlaubt sein. Daher folgt hieraus zwangsläufig, dass beständige Verbesserungen vor allem im Änderungs- und Konfliktwesen implementiert werden müssen. Nur so kann es gelingen, die vorhandenen Stärken des Bauleitungspersonals, nämlich Fachkompetenz, Pragmatismus sowie Entscheidungs- und Führungsstärke, zu nutzen. Aufgaben, denen das vorhandene Bauleitungspersonal nicht gewachsen ist, sind gerade vor dem Hintergrund der Personalsituation anders zu bewältigen.
Ähnliche Erfahrungen hat die Bauindustrie gemacht. Sie ist momentan dabei, festzustellen, dass die Aufgaben an die Bauleitungen/Bauüberwachungen immer mehr werden und vor allen Dingen ein umfassendes vertragsrechtliches Verständnis von allen Beteiligten gefordert werden muss. Hieraus resultieren dann folgerichtig Überlegungen, ob nicht eine Trennung zwischen technischem Bauüberwachungspersonal, das für eine qualitätsgerechte Erstellung des Bauwerks unter Einhaltung der notwendigen Sicherheitserfordernisse und baubetrieblich und vertragsrechtlich ausgebildetem Bauüberwachungspersonal, das eine kosten- und termingerechte Erstellung des Bauwerks auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen bewirkt, sinnvoll und zeitgemäß ist.
Basis für jegliche Art neuer Organisationsformen ist eine radikale Umorganisation der Baustellenabwicklung, denn nur so kann der hohen Komplexität, der Störanfälligkeit und den vielen (Plan-)Abweichungen in der Projektphase begegnet werden. Es sind dafür zwei Kernforderungen zu erfüllen. Hierbei stützen sich die Verfasser auf ihre Erfahrungen als Berater und Gutachter bei Großbaustellen, auf denen sie in vielfältiger Form mit Abrechnungsfragen, Organisation des Nachtragswesens, Prüfung und Abwehr von Nachtragsforderungen, Begutachtungen von gestörten Bauabläufen und der außergerichtlichen Streitbeilegung sowie als Gerichtssachverständiger beschäftigt sind.

  • Sämtliches Tun und Handeln muss sich an den Vorgängen eines verbindlichen und realistischen Bauablaufs orientieren. Die vorgangsbezogene Denkweise muss zum ordnenden Prinzip werden.
  • Kontinuierlich ist der tatsächliche Bau- und Montageablauf zu erfassen, zu dokumentieren und darzustellen, da dieser die Basis für alles weitere und zukünftige Handeln ist. Ein Vergleich zwischen tatsächlichem und geplantem Bau- und Montageablauf lässt überhaupt erst eine Leistungsfeststellung und hierauf aufbauend eine verlässliche Fertigstellungsprognose zu. Auch für die Beurteilung von Mehrkosten aus geänderten und zusätzlichen Leistungen oder Veränderungen der Bau- und Montageumstände ist eine Dokumentation des tatsächlichen Geschehens unerlässlich. Zwingend notwendig ist eine solche Dokumentation, wenn auf gerichtlichem Weg Forderungen erhoben oder abgewehrt werden sollen.

 

Um überhaupt sinnvoll agieren zu können, ist zunächst eine neuartige, nämlich an den Vorgängen des Bau- und Montageablaufs orientierte Baustellenprojektstruktur zu schaffen. Der Bau- und Montageablaufplan stellt hierbei das zentrale Element dar. Es wird so auch sichergestellt, dass er stets aktualisiert und fortgeschrieben werden muss. Eine solche Vorgehensweise ist aber nur möglich, wenn auch entsprechende EDV-Unterstützungen hierfür zur Verfügung stehen und eingesetzt werden. Ist die Planungsphase Teil dieser Planungen, so lassen sich nachfolgende Maßnahmen und Ergebnisse auch auf die Planungs- und Beschaffungsphasen ausdehnen.
Wenn ein Ablaufplan, i.d.R. der Soll-Ablaufplan, das zentrale Element sämtlicher Aktivitäten auf der Baustelle sein soll, dann muss dieser glaubhaft, aussagekräftig, vollständig, rechenbar und verbindlich sein. Liegt ein solcher Terminplan nicht vor, so ist er möglichst zu Projekt- oder Ausführungsbeginn nachträglich zu erstellen. Es ist darauf zu achten, dass die vertraglichen Vereinbarungen zu Terminen, Fristen und Abläufen berücksichtigt werden. Die Verbindlichkeit dieses Planes sollte möglichst durch Anerkenntnis oder aber durch eine laufende, möglichst beiderseitige Bezugnahme auf hierin enthaltenen Einzelterminen erreicht werden. Bei einem gut funktionierenden Vertragsmanagement ist die Berücksichtigung dieser Terminvereinbarungen ein völlig selbstverständliches Element.

Vorgangsorientiertes Dokumentenmanagement zeigt Abweichungen

Eine integrierende Wirkung wird dadurch erzielt, dass sich sämtliche Dokumente auf Vorgänge im Soll-Bau- und Montageablaufplan bzw. deren Fortschreibungen bzw. Ergänzungen zu beziehen haben. Es wird also die vorgangsbezogene Betrachtung zum ordnenden Prinzip erhoben. So ist es möglich, die Dokumente gezielt nach Sachverhalten abzulegen und schnell in selektierter Form wiederzufinden. Die weiteren üblichen Dokumentenmerkmale erlauben auf eine einfache Art eine Selektion auch nach anderen, frei wählbaren Kriterien. Über die Dokumentennummer kann eine Verbindung zu möglicherweise übergeordneten Dokumentenmanagementsystemen hergestellt werden.

So ist es auch möglich, relevante Auszüge aus den Vertragsunterlagen bei den einzelnen Vorgängen abzulegen und so eine gezielte Vertragsauswertung zu betreiben, die wiederum die Basis für eine Abweichungsanalyse bildet und in Verbindung mit einer zielgerichteten Dokumentation zu einem effizienten Änderungs- und Forderungsmanagement führen kann.
Um bei umfangreichen Vertragswerken überhaupt eine Zuordnung auf Vorgangsebene erreichen zu können, ist eine zielgerichtete Vertragsanalyse notwendig. Hierzu sind den Vertragspassagen sogenannte Stammdaten (also für das Projekt speziell festgelegte Schlüsselworte), Vertragsbestandteile (also Quellangaben aus dem Vertragswerk), eine unbegrenzte Anzahl von Stichworten (also nach projektspezifischen Anforderungen freiwählbare Begriffe, z.B. auch Vorgänge des Bau- und Montageablaufs) und interne Bemerkungen und Kommentierungen zuzuordnen. Über frei definierbare Filter sind dann beliebige Selektionen möglich.

Tatsächlichen Ablauf festhalten: Bautages- und Montageberichte

Die Bautages- und Montageberichte stellen ein wesentliches Hilfsmittel zum Nachweis des tatsächlichen Bauablaufs dar. Die ausgeführten aber auch die aufgrund von Behinderungen nicht ausgeführten Leistungen sind zwingend den Vorgängen im Soll-Bau- und Montageablaufplan oder dessen Fortschreibung bzw. Ergänzung zuzuordnen. So ist gewährleistet, dass später eine Auswertung über Kapazitäten und Ressourcen sowie deren Vorhaltedauern zielgerichtet möglich ist.

Der grafische Vergleich verschiedener Pläne, in diesem Fall zwischen dem vorgesehenen Soll-Bau- und Montageablaufplan und dem tatsächlichen Bau- und Montageablauf, also dem Ist-Bau- und Montageablauf, kann jeder Zeit und ohne weitere Aufbereitungen, praktisch auf Knopfdruck, vorgenommen werden. Es sind aber auch Vergleiche zwischen störungsmodifizierten Soll-Plänen, die zur Ermittlung von Ansprüchen aus Verzögerungen und terminliche Abweichungen erstellt werden, möglich.

Störungsorientes Änderungsmanagement

Es ist grundsätzlich zu Projektbeginn zu definieren, in welcher Tiefe und welchen Sektionen Informationen im Zusammenhang mit einer Änderung oder Abweichung zu dokumentieren sind, und wie sich diese Dokumentation in die Baustellenabwicklung einfügen könnte.

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer haben gleichermaßen bei der Beurteilung von Bauablaufstörungen und den hieraus resultierenden Mehr-/ Schadenskosten enorme Schwierigkeiten. Die Ursache hierfür liegt oftmals in der fehlenden Nachvollziehbarkeit der adäquat-kausalen Wirkzusammenhänge zwischen Störungsursache und Störungsauswirkung. Abhilfe hierbei kann oftmals ebenfalls nur eine aussagekräftige Dokumentation des Baugeschehens und des Schriftwechsels leisten.
Ausgangspunkt allen Handelns muss daher auch im Falle einer Änderung/Abweichung aber auch Behinderung/Störung des Bauablaufs sein, dass hierzu ein neuer Vorgang (kurz: BAST = Bauablaufstörung) in einem zu ergänzenden Soll-Bau- und Montageablaufplan angelegt wird, dem dann sämtliche Dokumentationen sachgerecht zugeordnet werden können. Dies ist auch notwendig, um den Ausführenden überhaupt die Möglichkeit zu geben, in den Bautagesberichten notwendige Eintragungen vorgangsrichtig vornehmen zu können.
Es sollten stets bestimmte, sich bei jedem Bauvorhaben wiederholende Grunddaten erhoben und festgehalten werden. In einem zweiten Bearbeitungsschritt sind dann störungsbegleitend eine Vielzahl von Informationen und Fakten festzuhalten. Für jede dieser Kategorien sind in Form von definierten Checklisten, To-do-Listen oder Handlungsanweisungen eigene Erfassungs- und Nachweisblätter vorzuhalten.
Ebenso sind Inhalt, Form und Häufigkeit einer Fotodokumentation festzulegen. Die sich aus einer regelmäßigen Fotodokumentation ergebenen Aufnahmen, die eine Änderung/Abweichung aber auch Behinderung/Störung des Bauablaufs betreffen, sind dann vorgangsbezogen im Änderungsmanagement zusätzlich abzulegen.
Aus der Vielzahl der einzelnen Bausteine ergibt sich dann eine wichtige Komponente im komplexen Änderungsmanagement, nämlich die störungsorientierte Baustellendokumentation. Die so störungsbegleitend gesammelten Nachweise (Managementinformationssysteme) und die Verfolgung von Änderungen und Abweichungen und deren Auswirkungen (Änderungsmanagement) haben grundsätzlich die Basis für die Aufarbeitung der Anspruchsgrundlagen (Vertragsmanagement) und der Ermittlung der Mehrkosten/Schadenssumme oder eines Entschädigungsanspruches bzw. deren Abwehr (Claimmanagement) zu bilden.

Im zweiten Teil des Aritkels, der in CT 6 erscheinen wird, werden Erfahrungen bei der baubegleitenden Streitbeilegung (Adjukationsverfahren) dargestellt und eine neue Organisationsform (Baustellennavigator) vorgeschlagen.

infoDIRECT 1005CT616

 

Heftausgabe: Mai 2010
Prof. Dr.-Ing. Andreas Lang ,

Über den Autor

Prof. Dr.-Ing. Andreas Lang ,

Dirk Rasch, Geschäftsführender Gesellschafter LHR

Loader-Icon