Digitales Schichtbuch

In einem Unternehmen wie DSM, das weltweit agiert, mehrere tausend Mitarbeiter hat und Niederlassungen in vielen verschiedenen Ländern betreibt, ist koordiniertes Arbeiten unerlässlich. In manchen Divisionen des Life-Science- und Chemie-Konzerns arbeiten die Produktionsabteilungen in drei oder mehr Schichten rund um die Uhr. Das heißt, die meisten Produktionsprozesse laufen nach Schichtende weiter.

Deshalb müssen wichtige Informationen zu den einzelnen betrieblichen Prozessen an die verantwortlichen Mitarbeiter der nachfolgenden Schicht weitergegeben werden. Während in dem Unternehmen für die globale Produktionsplanung und -steuerung eine Unternehmenssoftware eingesetzt wird, trugen die Arbeiter bis 2005 für die Übergabe an die nächste Schicht alle relevanten Informationen der operativen Ebene handschriftlich in einem Buch ein. Aktuelle Prozessinformationen standen entsprechend nur in der jeweiligen Abteilung und nur an einem einzigen Arbeitsplatz zur Verfügung, seien es der Ausführungsstand eines Auftrages oder die aufgrund von Störungen eingeleiteten Maßnahmen. Offene Punkte hielten die Mitarbeiter auf einem Whiteboard in der Leitwarte für alle sichtbar als zu erledigende Aufgabe fest. War ein Punkt abgearbeitet, verschwand dieser meist von der Tafel – und mit ihm auch der Zusammenhang zwischen der Störung, die ihm zu Grunde lag, und der getroffenen Gegenmaßnahme. Somit gingen für nachfolgende Schichten häufig wertvolle Informationen verloren. Trat das gleiche Problem wieder auf, machte sich die nachfolgende Schicht oft erneut auf Fehlersuche.
Das Nachlesen in den handschriftlichen Einträgen war mühsam und zeitraubend. Auch war es für die Verantwortlichen nicht möglich, entsprechende Statistiken – zum Beispiel über Störgründe – aus den Aufzeichnungen abzuleiten. Diese hätten allerdings im Vorfeld einer nächsten Produktionskampagne einbezogen werden können. Das Erfassen von Informationen war umständlich, zu wenig strukturiert und es fehlte eine lückenlose, stringente Historie.
Um die Produktion effizient zu steuern, benötigt auch das Management sowie die Disposition zeitnahe Informationen. Sie müssen Entscheidungen auf einer gesicherten Datenbasis treffen können. So zog die Unternehmensleitung das externe Beratungshaus Eschbach IT hinzu, um die Informationserfassung und -bewirtschaftung besser zu lösen. Die Berater schlugen vor, eine webbasierende Lösung zu entwickeln, die auf einem zentralen Server laufen sollte. Jedem berechtigten Mitarbeiter sollte ermöglicht werden, online zugreifen zu können.

Lastenheft gab Klarheit über Anforderungen
Die genauen Anforderungen definierten Vertreter der Betriebsleitung sowie das Schichtpersonal bei weiteren Terminen und hielten sie anschließend in einem Lastenheft fest. Das Unternehmen wollte das elektronische Schichtbuch zunächst im Betrieb für VitaminA-Zwischenprodukte einführen. Jedem Mitarbeiter der Abteilung sollte dabei die Möglichkeit gegeben werden, darauf zugreifen zu können. Um den Schulungsaufwand möglichst gering zu halten, durfte das System nicht zu komplex in der Handhabung werden. Der Status der Aufgaben sollte ebenso festgehalten werden können wie die Übergabe an die nachfolgende Schicht. Auch wünschten sich die Anwender eine Erinnerungsfunktion in der Lösung. Die Einträge mussten eindeutig den Anlagenteilen zugeordnet und später nach verschiedenen Kriterien ausgewertet werden können. Im Anschluss an zwei intensive Workshops wurde der Lösungsvorschlag vor der Werksleitung präsentiert. Nach Bewilligung der Investitionsmittel startete das Projekt im September 2005.

Bei der Analyse stellte sich bald heraus, wo der Informationsfluss Schwachstellen aufwies. Das Beratungshaus unterbreitete entsprechende Vorschläge, um die Kommunikationsabläufe zu optimieren. Ein Aspekt betraf die klare Trennung von Aufgaben und Ereignissen: Aufgaben sollten ganz eindeutig einer verantwortlichen Arbeitsgruppe zugewiesen werden können. Des Weiteren sollten sie auch einen Fälligkeitstermin beinhalten, um ihre Erledigung besser kontrollieren zu können. Diese Punkte flossen noch während der Prototyp-Phase in die Lösung ein.
Nach Genehmigung des Vorschlags durch die Werksleitung wurde die Lösung implementiert. Die gesamte Projektdauer betrug vom ersten Workshop bis zur Umsetzung drei Monate. Im Februar 2006 ging das System mit 50 Usern im Betrieb für VitaminA-Zwischenprodukte live. Nachdem es die Verantwortlichen im Praxisbetrieb überzeugt hatte, wurde es ein halbes Jahr später auf die ganze Vitaminproduktion ausgeweitet. Ein weiteres halbes Jahr später übernahmen weitere Produktionsstandorte die Anwendung.

Sofortige Arbeitserleichterung
Alle Anwender akzeptierten die Web-Applikation, die auf einem zentralen Server bereitgestellt war. Sie erzielte Verbesserungen und spürbare Arbeitserleichterung. Das ist unter anderem auch auf die benutzerfreundliche Oberfläche zurückzuführen, über die sich der Anwender schnell einarbeiten kann. In den meisten Fällen erfolgte das sogar „on-the-job“ durch die eigenen Kollegen oder durch die Key-User.

Im Rahmen interner Audits erläuterten die Anwender weitere Optimierungsmöglichkeiten in puncto Dokumentation der betrieblichen Prozesse. Um neuerliche Stand-alone-Lösungen zu vermeiden, beauftragte das Unternehmen den IT-Dienstleister damit, auch diese zusätzlichen Anforderungen in das elektronische Schichtbuch einzubauen. Das betraf unter anderem die Kommunikation von temporären Anweisungen sowie verschiedene Sicherheitsaspekte. Gleichzeitig wurde in der zweiten Version der Software ein ausgedehntes Administratorentool ergänzt. Es schuf für die Mitarbeiter die Möglichkeit, das Tool völlig selbstständig auf die Organisation anzupassen und zu erweitern, ohne dass sie das Beratungshaus ein weiteres Mal in Anspruch nehmen müssen.

Internationaler Rollout
Mitte 2006 ging die zweite Version mit weiteren 250 Usern in den Echtbetrieb. Diese Version wurde bereits für einen internationalen Rollout vorbereitet, denn es sollen noch weitere Werke mit dieser Lösung ausgestattet werden.

Zwei wesentliche Vorteile des neuen Systems sind die klar ersichtlichen Pendenzen und die übersichtliche Darstellung von Informationen. Durch das Digitalisieren der Informationen können von jedem berechtigten Mitarbeiter, egal an welchem Ort, die Schichtereignisse zeitnah eingesehen werden. Abläufe, die Maschinen und Anlagen betreffen, lassen sich nun besser verfolgen. Fähnchen an
den Aufgaben symbolisieren, wo etwas mit welcher Priorität zu tun ist. Die transparente Kommunikation zwischen Schichtpersonal und Instandhaltung erleichtert die Abstimmung untereinander. Fehler und Doppelspurigkeiten werden
vermieden. Info-Boards erleichtern die tägliche Arbeit auch den Vorgesetzten.
Für die unterschiedlichen Aufgabengebiete können aussagefähige Reports erstellt werden, dazu sind Auswertungen pro Anlage und Kategorie möglich. Ein Audit der Konzernmutter bestätigte bereits die qualitative und zeitliche Optimierung des Informationsaustausches.