Dokumentenmanagement in Anlagenbauprojekten

Nicht zwei oder drei lokale Firmen, sondern viele Unternehmen aus verschiedenen Erdteilen sind beteiligt, und Mitarbeiter aus unterschiedlichen Niederlassungen arbeiten zusammen an einem Projekt, das mehrere Jahre dauern kann. Dieses zunehmend komplexere Bild führt dazu, dass im Verlauf eines Projektes große Mengen an Dokumenten und Informationen jeglicher Art anfallen.

Herausfordernde Vernetzung
Insbesondere durch regen E-Mail-Verkehr entsteht ein großer Teil der projektrelevanten Unterlagen in Form von unstrukturierten Informationen. Interner wie externer Informationsaustausch, Diskussionen, Vereinbarungen und Verträge, sowohl in digitaler als auch in Papierform, liegen meist an verschiedenen Stellen im Unternehmen: im Firmennetzwerk, aber auch auf lokalen Rechnern oder im Aktenschrank. Wichtige Unterlagen werden verlegt oder versehentlich gelöscht und relevante E-Mails verschwinden in der Mailbox der Kollegen. Mitarbeiter können auf diese Informationen nicht oder nicht mehr zugreifen, da sie Dokumente nicht finden, von anderen Informationen nichts wissen oder beispielsweise von der Baustelle aus keinen Zugang zum Firmennetzwerk haben.
Für Dokumente – zumeist technische Zeichnungen – an denen mehrere Parteien beteiligt sind, haben Unternehmen erfahrungsgemäß vertraglich fixierte Termin- und Prozessvorgaben mit Partnern und Kunden. Das heißt, die Verwaltung der Zeichnungen, die die Grundlage eines jeden Bauvorhabens bilden, ist klar und bindend geregelt. Fristen für das Übersenden von Dokumenten spielen eine zentrale Rolle im Projekt, und Fristverletzungen werden mit Vertragsstrafen geahndet.
Die Herausforderung liegt darin, alle Informationen, wichtigen Daten und Korrespondenzen zur Verfügung zu haben. Projektleiter wie Teammitglieder müssen jederzeit auf Informationen zugreifen und sich einen Überblick über die Situation verschaffen können. Auch vereinbarte Fristen und Korrespondenzen müssen für jedes Dokument nachzuvollziehen sein, damit keine Missverständnisse aufkommen und sich die Zusammenarbeit im Team nachhaltig verbessert.

Dokumente zentral managen
Wie lässt sich dies bei der wachsenden Flut an Dokumenten, Unterlagen und Korrespondenzen sowie der stetig steigenden Zahl an eingebundenen Teammitgliedern umsetzen? Der Lösungsansatz ist simpel: eine zentrale Ablage, die für alle Teammitglieder zugänglich ist und die eine klare Struktur aufweist.
In erster Linie stehen hier die Grundfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) im Vordergrund. Ein Informations-Management-System ergänzt die zentrale Erfassung, Bearbeitung und Revisionierung von technischen Zeichnungen. Ein solches Dokumenten-System bietet Raum, technische Zeichnungen abzulegen, deren Revisionen zu verfolgen und zusätzlich alle relevanten Dokumentendaten wie der Dokumenten-Verantwortliche, der Dokumentenstatus oder die betreffende Disziplin, zu pflegen und alles zu verknüpfen.
Die Anforderungen an ein System, das die beschriebenen Herausforderungen meistern kann und die kurz angerissenen Funktionen durchsetzt, sind folgende: Alle Teammitglieder können zentral und unabhängig vom Ort auf alle wichtigen Daten und Dokumente zugreifen. Dabei haben sie nur Zugang zu den Dokumenten und Informationen, für die sie die notwendigen Zugriffsrechte haben. Zudem kann jeder aus Sicherheitsgründen klar nachvollziehen, wer wann welche Änderungen vornimmt.
Zum Erfassen aller Daten ermöglicht die Anwendung die Ablage aller unstrukturierten Informationen, wie Spezifikationen, Schulungsmaterialien, Firmenpräsentationen oder Dokumentenvorlagen, anhand klar definierter Projekt- und Unternehmensvorgaben. Die erfassten Unterlagen kann das Projektteam einfach und schnell aus dem System entnehmen, selbst wenn die Mitglieder eine Information noch nicht kennen.

Verknüpfen erleichtert die Arbeit
Alle Dokumente, die im Verlauf eines Projektes entstehen, sind im System erfasst. Dabei ist es wichtig, dass deren Metadaten, allen voran die vertraglich fixierten Liefertermine und die involvierten Parteien, gepflegt werden. Die Informationen aus den Metadaten dienen sowohl der Nachvollziehbarkeit und Einhaltung von Lieferfristen als auch dem Projektüberblick. Um ein kontrolliertes und gesichertes internes Dokumenten- und Revisionsmanagement zu unterstützen, gibt es interne Genehmigungsprozesse.  Ein Mitarbeiter kann Dokumente nur nach einer solchen erfolgreichen Genehmigung versenden.
Einer der wichtigsten Punkte ist die Integration der Korrespondenz. Hierbei sollte es den Teammitgliedern möglich sein, E-Mails zum einen direkt aus dem System heraus zu schreiben, und zum anderen relevante Korrespondenz der Partner und Kunden zentral und geordnet zu hinterlegen. Im Vordergrund steht die dokumentenbezogene Korrespondenz, also das Versenden von technischen Dokumenten zum Kunden und die Antworten sowie Kommentare der Empfänger. Sind Dokumente und zugehörige Korrespondenzen nachvollziehbar verknüpft, können die Beteiligten auf wichtige Informationen schnell zugreifen und die fristgerechte Lieferung verfolgen – ein Punkt, der im täglichen Projektgeschäft häufig untergeht. Daneben besteht die Option, weitere Korrespondenz und ihre Relationen darzustellen.
Natürlich ist das System nur so gut wie die Anwender, die es nutzen. Nur über die Dokumente, Unterlagen und Korrespondenzen, die sie im System ablegen und pflegen, können alle Teammitglieder verfügen und damit am Projekt arbeiten. Daher ist es wichtig, dass das System anwenderfreundlich und intuitiv zu bedienen ist und Anwender dessen Vorteile verstehen.
 
Zentrales System gibt Überblick
Alle Projektbeteiligten erhalten einen generellen und einen individuellen Überblick über den Projektstatus, zukünftige Aufgaben und gesetzte Fristen. Technische Dokumente kann das Team anhand der im System geregelten Prozesse gezielter und schneller erstellen, bearbeiten und fristgerecht versenden. Die Kommunikationsbasis unterstützt und fördert die Teamarbeit und schafft eine verbesserte Informationsgrundlage. Diese Eigenschaften ermöglichen es jedem Projektmitglied, wesentlich effizienter zu arbeiten, was wiederum Zeit und Kosten einspart.
Weitere wichtige Vorteile sind der geregelte Datenschutz, die Datensicherheit und die dadurch gesteigerte Datenqualität. Im System integrierte Sicherheitskonzepte analysieren Prozesse, vereinfachen sie und setzen sie einheitlich um. Außerdem werden Engpässe vermieden und alle beteiligten Abteilungen integriert.
Klar abgegrenzte Zugriffsrechte setzen einen einheitlichen Standard sowohl für Datensicherheit als auch für  Datenschutz um. Einmal im System abgelegt, können berechtigte Teammitglieder über Dokumente und Korrespondenzen immer und überall verfügen. Da das System die Dokumente verschlüsselt überträgt, können Unberechtigte in der Folge nicht darauf zugreifen. Aufgrund der klar definierten Anwenderrechte können im System erfasste Daten nicht mehr gelöscht oder nach dem Versenden an den Partner oder Kunden unberechtigterweise verändert werden.

Zugriff übers Web
Auf dem Markt sind einige Systeme vertreten, die den geschilderten Anforderungen teilweise oder ganz entsprechen. Ein gutes Beispiel ist das webbasierte PIRS (Project Information Retrieval System). Diese Applikation schreibt der Integration aller projektrelevanten Informationen und vor allem dokumentenbezogener Korrespondenzen einen besonderen Stellenwert zu.
Das System bindet die technischen Dokumente in einer speziellen Formvorlage ein, in der der Anwender alle Metadaten pflegen kann. Sogenannte Transmittal Slips für eines oder mehrere Dokumente ermöglichen den kontrollierten Versand technischer Informationen.Kundenantworten an verschiedene E-Mail-Eingänge können die Empfänger in Kommentarform anlegen, sodass alle Teammitglieder sie verfolgen können. PIRS erfasst alle Änderungen im Dokumentenstatus und ermöglicht allen im Team einen Überblick über den aktuellen Projektstand und den Zugriff auf alle gesendeten und empfangenen Daten. Eine individuell anpassbare Oberfläche ermöglichen Benutzerfreundlichkeit und intuitive Handhabung. Jeder Anwender kann die Präsentation seiner Daten nach eigenen Präferenzen gestalten. Da die Applikation webbasiert ist, können die Teammitglieder jederzeit und überall mit Computern oder mobilen Endgeräten auf die Daten zugreifen.

Weitere Informationen zum System PIRS finden Sie hier.

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