Ein neuer Mitarbeiter im Betrieb: Wie der Einstieg richtig klappt

Orientierung geben

11.05.2007 Viele Arbeitsverhältnisse enden mit der Probezeit, weil beim Einarbeiten der neuen Mitarbeiter Fehler gemacht wurden. Dadurch entstehen den Betrieben hohe Kosten. Schuld ist oft ein Zuviel oder ein Zuwenig an Informationen. Lesen Sie hier, wie Sie solche Fehler vermeiden und die Probezeit des neuen Mitarbeiters sinnvoll nutzen.

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Ein Mitarbeiter geht, ein neuer kommt. Was für den Betrieb oft Alltag ist, ist kein Alltag für den Neuen. Für ihn beginnt ein neuer Lebensabschnitt. Mit einer entsprechenden inneren Anspannung erscheint er am ersten Tag. Aber auch für die Kollegen des Neuen ist dies keine Alltagssituation, da sie zum Beispiel nicht wissen, passt der Neue zu uns oder bringt er Unruhe ins Team. Doch die Anspannung beim Neuen ist am größten. Er kommt als Fremder in eine Gruppe mit festen Regeln, die er nicht kennt. Außerdem muss er sein Können den neuen Kollegen und dem Chef erst noch beweisen. Zudem ist er mit den Arbeitsabläufen nicht vertraut. Kurz: Er steht vor vielen Fragezeichen.

Entsprechend groß ist seine Unsicherheit, selbst wenn er diese oft überspielt. Deshalb ist eine angemessene Begrüßung wichtig. Sie ist Chefsache. Er sollte sich am ersten Tag ausreichend Zeit für ein Orientierungsgespräch mit dem Neuen nehmen. Nicht nur, um ihm das Gefühl zu vermitteln „Du bist für uns wichtig“, sondern auch, um ihn über

  • die Gepflogenheiten des Betriebs,
  • die an ihn gestellten Erwartungen und
  • seine zentralen Ansprechpartner

zu informieren. Solche Orientierungsgespräche finden in vielen Klein- und Mittelbetrieben nicht statt. Vielmehr beschränken sich die Verantwortlichen darauf, den Neuen sozusagen im Vorübergehen per Handschlag zu begrüßen. Dann soll er loslegen. Oft steckt dahinter kein böser Wille. Vielmehr wird das Gespräch aus Zeitgründen stets verschoben. Und am Ende findet es nie statt. Folglich kann der Neue nur raten, was dem Betrieb zum Beispiel im Kontakt mit Kunden wichtig ist. Entsprechend lange dauert die Einarbeitung und entsprechend schnell entstehen Irritationen. Deshalb sollte das Orientierungsgespräch möglichst früh, wenn nötig nach Feierabend, geführt werden.

Sich auf das Einführungsgesprächvorzubereiten ist wichtig

Auf dieses Gespräch sollte sich der Vorgesetzte vorbereiten. Nicht nur, indem er sich stichwortartig notiert, worüber er mit dem Neuen reden möchte, sondern auch indem er das Info-Material zusammenstellt, das der Neue braucht. Eine gezielte Vorbereitung ist auch wichtig, weil sich der Mitarbeiter in den ersten Stunden und Tagen sein Bild darüber formt, was dem Betrieb besonders wichtig ist. Dies beeinflusst sein künftiges Verhalten. Deshalb sollten gerade in der Anfangszeit an ihn die richtigen Signale gesandt werden. Generell gilt: Neue Mitarbeiter brauchen viel Information. Schließlich kennen sie weder die innerbetrieblichen Abläufe und Zuständigkeiten, noch die Kunden und Lieferanten des Unternehmens. Also müssen sie ihnen genannt werden. Sonst sind sie orientierungslos und schnell formt sich bei Kollegen und Vorgesetzten das Bild: Auf den hätten wir verzichten können.

Auch ein „Zuviel“ an Information kann das reibungslose Eingliedern erschweren. Manche Betriebe decken neue Mitarbeiter in den ersten Tagen mit so viel Detailinformationen ein, dass diese sie unmöglich speichern können. Die Folge: Der Neue muss immer wieder nachfragen, obwohl es ihm „schon hundert Mal“ erklärt wurde. Dies erzeugt Frust und führt bei seinen Kollegen zum Gefühl: Der Neue ist schwer von Begriff.
Um dies zu vermeiden, sollte für neue Mitarbeiter ein Einarbeitungsplan erstellt werden, in dem definiert ist,

  • in welche Arbeitsfelder der Neue wann eingeführt wird,
  • welche Infos er dafür benötigt und
  • wer ihm diese Infos gibt.

Ein solcher Plan erleichtert die strukturierte Weitergabe der Information. Er ermöglicht es dem Neuen auch, schnell eigenverantwortlich Arbeitsfelder zu übernehmen. Dies erhöht nicht nur seine Arbeitszufriedenheit, sondern seine Kollegen sehen in ihm auch schneller einen wertvollen Partner.

In den ersten Monaten sollten auch regelmäßige Treffen zwischen dem Neuen und dem Chef stattfinden, bei denen sich beide darüber austauschen,

  • welche Erfahrungen der Mitarbeiter bisher bei der Arbeit gesammelt hat und
  • was er benötigt, um noch erfolgreicher zu arbeiten.

Regelmäßige Gesprächemit neuen Mitarbeitern

Solche Gespräche finden in den meisten Betrieben nicht statt. Dabei wären sie für die Unternehmen sehr fruchtbar, denn die Neuen sind noch nicht „betriebsblind“ und haben einen unverstellten Blick auf die Stärken und Schwächen des Betriebs. Also können sie viele Anregungen für Verbesserungen geben. In diesen Gesprächen sollte der Neue auch eine Rückmeldung über seine Leistung erhalten. Dann kann er, falls nötig, sein Verhalten korrigieren, so dass Mängel nicht automatisch zu einem Auflösen des Arbeitsverhältnisses am Ende der Probezeit führen. Denn dieser Schritt ist für das Unternehmen die teuerste Lösung, jede Fehlbesetzung kostet mehrere Monatsgehälter. Deshalb sollten Betriebe viel Zeit in das Auswählen und Einarbeiten neuer Mitarbeiter investieren.

Fazit: Ein neuer Mitarbeiter ist in den ersten Wochen in einem Unternehmen oft verunsichert, weil er nicht weiß, was ihn erwartet. Um ihm den Einstieg zu erleichtern, sollte der Chef sich zu Beginn ausreichend Zeit für ihn nehmen. Bei einem Orientierungsgespräch am ersten Tag sowie weiteren regelmäßigen Treffen können Informationen ausgetauscht und eventuelle Verbesserungsvorschläge besprochen werden. Wird außerdem ein Einarbeitungsplan erstellt, verläuft die Einarbeitung strukturiert und zielgerichtet. Der neue Mitarbeiter kann schneller eigenverantwortlich Arbeitsfelder übernehmen und seine Probezeit erfolgreich abschließen.

Von regelmäßigen Gesprächen profitiert nicht nur der neue Mitarbeiter, sondern auch der Chef

Heftausgabe: Mai 2007

Über den Autor

Ursula Widmann-Rapp, Inhaberin von uwr-Verkaufstraining
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