Artikel Standardisierte Angebotsabgabe im Industrieservice

18.09.2008

Abgeguckt und Eingespart

Ein standardisiertes Datenformat aus der Baubranche findet nun auch Einsatz in der Industriedienstleistung für Chemie- und Pharmaunternehmen. Das Gaeb-Format erleichtert die Kommunikation zwischen Dienstleister und Kunden. In der Auftragsabwicklung können so Aufwand und Kosten gespart werden.

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Gaeb steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen, der sich die Aufgabe gestellt hat, die Rationalisierung im Bauwesen mittels Datenverarbeitung zu regeln. Der Datenaustausch über Gaeb erleichtert die Kommunikation zwischen Auftraggebern, Ausführenden und Herstellern. Über einen standardisierter Leistungskatalog lassen sich Kostenansätze berechnen und Angebote erstellen. Wenn alle Vertragspartner über das Format Daten austauschen, spart das Zeit und Aufwand. Was sich in der Baubranche bereits seit einigen Jahren in der Auftragsabwicklung etabliert hat, bietet sich auch für andere Industriezweige an.

Gaebfür Industriedienstleistungen

Die Projekt-Lifecycle-Management-Lösung RIB|EPC arbeitet mit dem Gaeb-Format. Mit der Einführung der Software will die BIS Industrieservice Mitte den Arbeitsaufwand in der Angebotsabgabe in allen Gewerken reduzieren. Die bisher etablierten Kalkulationssysteme am Standort Frankfurt – drei an der Zahl – sollen der Projekt-Lifecycle-Management-Lösung weichen. Als Instandhaltungsdienstleister für verfahrenstechnische Prozess- und Nebenanlagen im Rhein-Main-Gebiet ist die Tochtergesellschaft der Bilfinger Berger Industrial Services, mit komplexen Projektaufgaben vertraut. Ein Team von 550 Mitarbeitern berät Kunden aus Chemie- und Pharmaindustrie, Biotechnologie, Entsorgungsindustrie und verwandten Branchen.
Seit Ende letzten Jahres führt das Unternehmen in den Gewerken Elektro-, Mess- und Regeltechnik (EMR), Mechanik und Dämmtechnik die Projekt-Lifecycle-Management-Softwarelösung ein. Am Standort Frankfurt definierte der Dienstleister Schlüsselanwender – Personen, die das System in allen Funktionalitäten kennen lernen und es während laufender Projekte in den einzelnen Geschäftsbereichen einführen und entsprechend die Kollegen intensiv schulen. Im Bereich EMR ist Bernd Bergmann, Leiter Innendienst bei der BIS Industrieservice Mitte, mit dieser Aufgabe betraut. Bei einer Angebotsabgabe für ein Anlagenbauprojekt in Hanau hat das Unternehmen die Software bereits eingesetzt.

Jedes Gewerk eine Insel

Bisher vertraute der Dienstleister auf drei verschiedene Systeme für die Abgabe von Angeboten. „Im EMR-Bereich arbeiteten wir mit Amos, einem in den Neunzigern von Hoechst entwickelten Kalkulationstool, erklärt Bernd Bergmann. „Kollegen in anderen Abteilungen vertrauten stets auf die Kalkulationssoftware Avoplus. Und damit nicht genug: Bei den meisten Teams war stets Microsoft Excel das vorherrschende Werkzeug für kalkulatorische Aufgaben“, fasst der Leiter Innendienst zusammen. Bei der Deckungsbeitragsrechnung etwa oder bei Aufschlägen der Grundzeiten vertraute das Unternehmen stets auf gängige Tabellenkalkulationssysteme. So waren die verschiedenen Gewerke stets vor die Aufgabe gestellt, Projektinformationen händisch von Abteilung zu Abteilung zu transferieren. Denn funktionale Schnittstellen und Integrationsmöglichkeiten gab es zwischen diesen drei Systemen keine. Im Gaeb-Format werden beispielsweise für Anfragen an die Elektro-, Mess- und Regeltechnik Daten über Kabellängen und -typen, Anschlüsse, Mengen sowie Zusatzinformationen standardisiert übermittelt. So können Dienstleister und Kunden über ein Format kommunizieren, ohne dass Daten zwischen verschiedenen Formaten zu konvertieren sind. Die bestehenden Insellösungen werden im Unternehmen nach und nach verschwinden, mit dem Ziel, die Software Gewerke-übergreifend zu nutzen.

Vereinfachte Arbeitsprozesse

Kalkulationsaufgaben mit der Softwarelösung unternehmensweit zu managen, ist jedoch erst der Anfang. Nach und nach soll die gesamte Prozesskette im Kontraktor-Bereich zentral darüber gesteuert werden. „Selbstverständlich müssen sich die eher technisch orientierten Mitarbeiter unseres Unternehmens erst mit dem umfangreichen Softwaresystem zurechtfinden“, berichtet Bergmann. „Die Software hat doch zahlreiche kaufmännische Ausprägungen, in die sich unsere Teams gründlich einfinden müssen. Daher laufen unsere Prozesse momentan parallel nach altem und neuem Muster. Die verschiedenen Gewerke sollen die Vorteile einer durchgängigen Lösung in ihrer täglichen Arbeit selbst erkennen können.“ Beispielsweise sind mit Hilfe der einheitlichen Software keine neuen Teilleistungskataloge mehr erforderlich. Die Stammdaten können 1:1 übernommen werden. Und auch die übersichtliche Darstellung der Auswertung wurde von den Mitarbeitern positiv aufgenommen. „Im Auswertungsprozess pflegten wir stets zwei umfangreiche Excel-Sheets“, führt Bergmann weiter aus. „Mit RIB|EPC sparen wir nun rund einen halben Tag Arbeit.“

Angebotabgabe im Gaeb-Format

Und nicht nur der Dienstleister, sondern auch die Kunden können von der Projekt-Lifecycle-Management-Lösung profitieren. „Sanofi-Aventis beispielsweise oder auch Infraserv Höchst waren positiv überrascht, dass wir in der Lage sind, Gaeb-Dateien zu liefern“, berichtet Bergmann. Denn auch in der Prozessindustrie sind Gaeb-Anfragen keine Seltenheit mehr, auch wenn dieses Format doch eher in der klassischen Baubranche verbreitet ist.

Die Software lässt sich auch in SAP integrieren. „Die Software vereinfacht die Projektarbeit auf verschiedenen Ebenen“, erklärt Ralph Senz, Mitglied der BIS-Geschäftsführung. „Sowohl unternehmensintern als auch in Zusammenarbeit mit Kunden oder Subkontraktoren unterstützt das durchgängige System unsere Kommunikationsprozesse.“

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