Durchblick im Ausschreibungsgewirr

Zentrale Softwarelösung für transparentes Lieferantenmanagement

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19.06.2017 Das Pflegen von Geschäftsbeziehungen ist aus jeder Perspektive betrachtet wichtig. Vor allem Investitionen in gute Kundenbeziehungen lohnen sich. Allein die Anzahl an verschiedenen CRM-Systemen zeugt von der Bedeutung, die Unternehmen diesem Thema geben. Die andere Richtung der Lieferkette, also das Lieferantenmanagement, findet bisher nicht die gleiche Aufmerksamkeit.

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Entscheider-Facts für Einkäufer

  • Im Gegensatz zu Kundenbeziehungen ist das Lieferanten- und Ausschreibungsmanagement in vielen Unternehmen inneffizient und unübersichtlich organisiert.
  • Eine zentrale Softwarelösung kombiniert Lieferantenqualifikationen und projektbezogenes Ausschreibungsmanagement und erstellt ein komplettes Bild der Lieferantenleistung und -verlässlichkeit.
  • Die transparente Datenverwaltung unter Einbeziehung aller Fachbereiche sowie der Lieferanten selbst reduziert Missverständnisse sowie Aufwand und optimiert die Auswahl geeigneter Lieferanten.

Der für ein Projekt ausgewählte Lieferant sollte die optimalen Voraussetzungen mitbringen. Bild: nicotombo – Fotolia

Der für ein Projekt ausgewählte Lieferant sollte die optimalen Voraussetzungen mitbringen. Bild: nicotombo – Fotolia

Das Management- System von Sobis zeigt aktuelle Lieferantendaten transparent für alle Mitarbeiter an. Bild: Sobis Software

Das Management-
System von Sobis zeigt aktuelle Lieferantendaten transparent für alle Mitarbeiter an. Bild: Sobis Software

Douglas Else-Jack, Director & Head of Supply Management, HZI

Douglas Else-Jack, Director & Head of Supply Management, HZI, „Letztlich ist Transparenz der Schlüssel zum Erfolg. Wir müssen in der Lage sein, einfach und schnell nachzuvollziehen, welche und wie viele Aufträge ein Lieferant von uns erhalten hat und wie seine Leistungen bewertet wurden. Mit dem System, welches in Zusammenarbeit mit Sobis entwickelt wurde, können wir unter Berücksichtigung aller Aspekte immer die passenden Lieferanten auswählen.“

Bei genauerer Betrachtung zeigt sich jedoch, dass viele Unternehmen im Anlagenbaubereich großes Verbesserungspotenzial im Lieferantenmanagement haben. Die Lieferanten eines Unternehmens sind zumeist in einfachen Katalogen und oft in Form von Excel-Listen organisiert. Lieferantendaten und teilweise auch die Bewertung erbrachter Leistungen werden so mehr oder weniger zentral verwaltet. Wenn das System auch einen direkten Zugriff von Lieferanten ermöglicht, beispielsweise via eines Portals, können diese ihre Daten auch direkt angeben. Nichtsdestotrotz bleiben bei dieser Art des Lieferantenmanagements Informationen im Verborgenen: Die Aktualität von Lieferantendaten ist nicht gesichert, und Lieferantenprofile lassen sich nur schlecht vergleichen. Einsatz, Auftragszuschlag und vor allem Bewertung von Lieferanten sind nicht ersichtlich, und eine Langzeitbewertung von Lieferantenleistungen fällt schwer.

Herausforderung Lieferantenkatalog

Hat ein Unternehmen Aufträge zu vergeben, werden die Ausschreibungen zumeist produkt- oder leistungsbezogen etwa in Excellisten erstellt. Vorlagen finden sich eventuell in internen Ablagen, aber generell greifen Mitarbeiter beim Durchführen der Ausschreibungen auf eigene Erfahrungswerte zurück. Hierbei berücksichtigen sie gegebenenfalls technische oder kommerzielle Punkte oder auch Qualitäts- und Sicherheitsstandards nur unzureichend. Je nachdem, wer die Ausschreibung verwaltet, kann es auch passieren, dass wichtige Punkte unglücklich gewichtet werden. Lieferanten werden nun auf Basis eines Lieferantenkatalogs angeschrieben, in dem eventuell Angaben über frühere Zusammenarbeit fehlen oder der veraltete Lieferantendaten enthält. Bereits an diesem Punkt fällt also eine Vorauswahl mangelhaft aus.
Antworten der Lieferanten auf spezielle Ausschreibungen werden zeitaufwendig manuell verglichen oder teilweise auch nur überflogen. Häufig erhält der Lieferant den Zuschlag, den der Projektmanager vielleicht schon aus einem früheren Projekt kennt. Dabei mangelt es dem Entscheider an der nötigen Vogelperspektive. Die Bewertung der erbrachten Leistung aus allen Projekten, an denen jener Lieferant beteiligt war, wird hier genauso wenig berücksichtigt wie die Tatsache, ob der Lieferant aktuell die nötigen Qualitäts- und Sicherheitsstandards erfüllt. Anstatt den Lieferanten den Zuschlag zu geben, die optimale Voraussetzungen mitbringen, erhalten weniger geeignete Unternehmen den Auftrag. Dies führt wiederum zu suboptimaler Zusammenarbeit und im ungünstigsten Fall zu Schlechtleistungen.

Letzlich ist es zudem immer mit verhältnismäßig hohem Aufwand verbunden, die ständig wachsende Menge an Lieferantendaten zu pflegen und Ausschreibungen ohne zentral verfügbare und regelmäßig aktualisierte Vorlagen durchzuführen. Die Expertise der Mitarbeiter bleibt undokumentiert, wodurch das Wissen der Kollegen ineffizient genutzt bleibt.

Transparenz, einheitliche Bewertung, geringer Aufwand

Der Anlagenbauer und Industriedienstleister Hitachi Zosen Inova (HZI) entschied im Jahr 2014, sein Lieferanten- und Ausschreibungsmanagement zu optimieren. HZI arbeitete bis dahin bereits mit verschiedenen standardisierten Softwarelösungen, die die Angestellten beim Verwalten von Lieferantendaten und bei der Entscheidung von Auftragsvergaben unterstützen. Die Herausforderungen, mit denen die meisten Unternehmen in diesem Bereich konfrontiert sind, ließen sich jedoch nicht gänzlich bewältigen. Ein vom Softwareanbieter Sobis darauf abgestimmtes System sollte daher die Einkaufsprozesse und das Lieferantenmanagement optimieren.

Anhand der langjährigen Erfahrungen, die HZI im Bereich Lieferantenverwaltung und Ausschreibungsmanagement gesammelt hat, kristallisierten sich drei zentrale Anforderungen heraus: erstens die Transparenz aller vorhandenen Daten über Lieferanten, zweitens einheitliche Berwertungsmethoden und Auswertungsmöglichkeiten von Lieferantenqualifikation sowie erbrachter Leistung und drittens ein möglichst geringer manueller Aufwand.

Einheitliche Lieferantenqualifikation

Lieferantendaten und Bewertungen müssen aktuell und transparent für alle Mitarbeiter sein. Das bedeutet, dass in erster Linie Angaben der Lieferanten regelmäßig zu aktualisieren und auf Sicherheits- und Qualitätsstandards hin zu überprüfen sind. Das installierte Managementsystem enthält dazu eine Schnittstelle zu einem Anbieter von aktuellen Finanzdaten der Firmen, wie Dun and Bradstreet. Zum anderen gibt der Auftraggeber einen ausführlichen Fragebogen für jeden Lieferanten vor, generell als Request for Information (RFI) bezeichnet. Es obliegt den Lieferanten, die erwünschten Angaben zu machen. Das System wiederum wertet diese automatisch aus, mit Rücksicht auf die vom Auftraggeber verteilte Gewichtung der jeweiligen Punkte. Damit ein aktueller Stand der Angaben sichergestellt ist, ist jeder gesichtete und bewertete RFI nur begrenzte Zeit gültig.

Über die generelle Qualifizierung hinaus müssen auch die Audits und Bewertungen aus Projektleistungen immer klar einzusehen sein. Denn nur so entsteht ein komplettes Bild über die konkrete Qualifikation und Verlässlichkeit eines Lieferanten. Auch die Anzahl der Aufträge, die ein Lieferant bereits erhalten hat, ist für die richtige Bewertung ausschlaggebend. Daher ist der nächste logische Schritt, den Bereich Lieferantenmanagement und projektbasiertes Ausschreibungsmanagement in einer Lösung zu kombinieren. Auf diese Weise liegen alle über einen Lieferanten intern gesammelten sowie extern zur Verfügung gestellten Informationen zentral in einer Datenbank vor.

Ausschreibungen für die jeweiligen Projekte werden somit auch auf Basis von Vorlagen zentral erstellt, gewichtet und verwaltet. Damit alle notwendigen Projektanforderungen richtig gewichtet und berücksichtigt sind, ist das Einbeziehen des technischen und kommerziellen Bereichs sowie des Qualitätsmangements unerlässlich. Daher ist Fachpersonal der jeweiligen Bereiche bereits beim Erstellen der Ausschreibungen, im Fachjargon Request for Quotation (RFQ), beteiligt. Aus Erfahrungen abgeschlossener Ausschreibungen und der Abwicklung der Projekte lassen sich somit auch alle nachfolgenden Ausschreibungen mit ähnlichen Leistungsumfängen optimieren.

Lieferanten einbinden, bewerten und vergleichen

Ein wichtiger Punkt ist immer das Reduzieren von manueller Arbeit. Über ein Lieferantenportal wird die Pflege der generellen Daten bereits an die Unternehmen abgegeben. Darüber hinaus ermöglicht es das Portal aber auch, Lieferanten in die Ausschreibungsprozesse einzubinden, indem sie die Anforderungskataloge direkt im System bearbeiten. Zudem unterstützt die entwickelte Plattform auch die direkte Interaktion und projektbezogene Kommunikation zwischen Auftraggeber und Lieferant. Ein weiterer Vorteil ist, dass Lieferanten bis zu einem gewissen Grad direkt Audits und Leistungsbewertungen einsehen können. Somit haben sie die Option nachzubessern. Sowohl der technische als auch der kommerzielle Bereich stehen Lieferanten im Verlauf der Ausschreibungen für Fragen zur Verfügung. Dies erstickt Missverständnisse im Keim und festigt gleichzeitig die Lieferantenbeziehung.

Alle nachträglichen Änderungen am RFQ werden automatisch für beteiligte Lieferanten sichtbar, so dass diese ihre Angaben überarbeiten und erneut übermitteln können. Auf Seiten des Nutzers lassen sich die eingereichten Angaben, ähnlich wie beim RFI, automatisch bewerten. Hierdurch wird bereits eine Vorauswahl mittels K.o.-Kriterien schnell und einfach getroffen. Für den Vergleich der übrigbleibenden Kandidaten ist im System ein spezieller Vergleichsmodus integriert. Teilweise sind Punkte natürlich nach wie vor manuell zu bewerten, und auch bei der letztlichen Entscheidung auf Basis des direkten Vergleichs müssen die Entscheider die einzelnen Punkte gewichten. Generell reduzierte das Managementsystem den Aufwand sowohl für das Erstellen der RFQs als auch für die Bewertung der Antworten um mehr als die Hälfte.

Homepage des Anbieters.

 

Heftausgabe: Juni 2017

Über den Autor

Annabell Degler, Project Manager, Sobis Software
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