Im API-Projekt bei Bayer in Eleberfeld werden Problempunkte auf der BGaustelle mit der Projektührungssoftware Bee bearbeitet. Bild: Exzett

Am Standort Elberfeld wird eine Anlage zur Herstellung von Medikamenten gegen die Bluter-Erkrankungen errichtet. Aufgrund der positiven Erfahrungen im Einsatz der Software Bee für die Ende 2014 noch für Bayer Material Science  in Betrieb gegangene TDI Anlage in Dormagen setzte Bayer von Beginn an auf die Software des Duisburger Unternehmens Eszett.

Die Software wurde über die Jahre weiterentwickelt und wird heute nicht nur für die Planung, sondern auch für die Verwaltung aller anfallenden offenen Punkte und Reklamationen auf der Baustelle in Form von Punches eingesetzt.

Zentrale Lösung bringt Struktur in die Projektbearbeitung

Im Planungsprozess gibt es kurz nach dem Planungsstart eines neuen Projektes das erste Meeting, ein Design-Review folgt einem Concept-Review, verfahrenstechnische Fragen und Liefertermine werden diskutiert. Die Ergebnisse aus den unterschiedlichen Visualisierungstools wie z.B.: Navisworks, Smartplant Review, IDO:Explore etc. , klassischen Projektsitzungen und anderen Meetings zentral und einfach strukturiert zu verwalten, stellt in den meisten Projekten eine Herausforderung dar. Actionpoints, Review-Ergebnisse, Abnahmedaten, Besprechungsergebnisse, To-dos, Protokolle, Notizen, usw. werden in vielen verschiedenen Formen erstellt und oft an unterschiedlichen Stellen verwaltet. Eine zentrale Lösung, die Struktur in die Bearbeitung bringt, ist hier hilfreich.

Nach Baubeginn treten erste Fragen auf, Abnahmen und Freigaben stehen an. Gleichzeitig wird noch geplant. Viele der Punkte haben Auswirkungen in der  laufenden Planung bzw. führen zu iterativen Schritten zwischen  Baustelle und Planung. Damit die große Zahl von einzelnen Punkten aus den verschiedenen Bereichen zentral und einfach durch jeden Projektbeteiligten betrachtet, bearbeitet und ausgewertet werden kann, wurde das Projektführungs- und Markerverwaltungssystem Bee entwickelt. Ein Marker ist darin ein Diskussionspunkt, welcher aus den unterschiedlichsten Projektphasen kommen kann. Die Software ist für alle Projektbeteiligten gedacht, deren Rechte (Betreiber, Planer, Montageunternehmen) und Vertragsverhältnisse in dem Programm abgebildet sind. Da es sich um ein Content Management System handelt, ist es jeder Zeit und an jedem Ort verfügbar.

Einsatz beim API Projekt am Bayer Standort Elberfeld

Beispiel der Einsatzmöglichkeiten bee und das 3D Modell auf der Baustelle. Bild: Eszett

Seit 2012, als die Software für die Planungsphase des Dormagener TDI Projektes eingesetzt worden war, wurde die Software kontinuierlich weiterentwickelt und ist mittlerweile für das API Projekt neben der Begleitung der gesamten Planungsphase ein entscheidender Bestandteil zur Verwaltung sämtlicher Problempunkte in Form von „Punches“  auf der Baustelle geworden. Heute arbeiten mehr als 300 Projektbeteiligte aus 25 Unternehmen mit dem Content Management System. Jeder Anwender hat sein zugewiesenes Aufgabengebiet innerhalb des Projektes, somit auch geregelte Zugriffsrechte, so dass jeder nur die Informationen erhält, die in seinen Verantwortungsbereich gehören. Alle Daten werden zentral verwaltet. Die Datenbank verwaltet bis heute mehr als 13.000 Marker/Punkte.

Screenshot des Projektführungs- und Markerverwaltungssystems. Bild: Eszett

Das Programm bietet verschiedene Statistiken, die insbesondere dem Auftraggeber einen aktuellen Blick auf den Stand seines Projektes ermöglichen. Er erkennt sofort, wo Problempunkte das Gesamtprojekt beeinflussen, so dass Punkte mit auf das Protokoll der nächsten Projektsitzung aufgenommen werden. Hierzu kann ein „Engineering Meeting Protokoll“ generiert werden.

Entscheidend für die weitere Entwicklung der Software sind die Aussagen und Eindrücke derer, die täglich damit arbeiten. In regelmäßig stattfindenden Workshops tauschen sich Anwender und Anbieter über Neuigkeiten und Wünsche aus.

Interview mit Achim Kersten, Projektmanager bei Bayer

„Spürbar bessere Kommunikation“

Wie beurteilen Sie den Einsatz von Bee für den bisherigen Projektablauf?
Kersten: Bee wird für Pins, Marker und Punches erfolgreich eingesetzt. Die Akzeptanz ist sehr hoch und eine dezentrale Verwaltung aller anfallenden Punkte in unterschiedlichen Listen nicht mehr denkbar.

Sind mit der Software Kosteneinsparungen auf der Baustelle und in der Planung möglich?
Kersten: Zunächst schien der Einsatz von Bee einen Mehraufwand darzustellen, weil ein neues System zum Einsatz kommt. In manchen Fällen war das auch so, weil bereits Listen in anderen Systemen geführt wurden. Durch eine Importschnittstelle lassen sich jedoch große Datenmengen direkt importieren und somit für die Gesamtbearbeitung erschließen. Wie bei den meisten Formen der Dokumentation können qualitätssteigernde Effekte nur schwer bis gar nicht in Zahlen ausgedrückt werden. Die Planungssicherheit wird nachhaltig erhöht und ist somit für alle Beteiligten aktuell nachvollziehbar.

Hat sich die Kommunikation zwischen den Gewerken durch den Einsatz des Content-Management-Systems verbessert?
Kersten: Die Software ersetzt selbstverständlich nicht die notwendige Kommunikation der beteiligten Gewerke untereinander, sie verbessert diese allerdings spürbar, weil eindeutig über Nummern und klare Struktur in den Gewerken Bezug genommen werden kann, bis hin zur Visualisierung im 3D-Modell.

Welchen Stellenwert hat die Software heute für die Planung, welche für die Baustelle ?
Kersten: Der Stellenwert ist in beiden Phasen sehr ähnlich. Es werden To-dos als Pins und Marker sowie Reklamationen – die „Punches“ – zentral dokumentiert und nachverfolgt. Jedes mit entsprechenden Rechten ausgestattete Projektmitglied ist in der Lage, aktuell den Status in der jeweiligen Phase zu prüfen und mit diesen Informationen das Projekt und/oder die Baustelle zu steuern und somit zeitnah zu reagieren. Vorausgesetzt ist hier selbstverständlich die aktive und zeitnahe Mitarbeit der Bearbeiter.

Wie ist die Akzeptanz der Software beim Owner, bei Planern und bei Unterlieferanten einzuschätzen?
Kersten: Bei den Ownern und Planern ist die Akzeptanz sehr hoch. Sie stehen in kontinuierlichem Austausch mit den Softwareentwicklern, so dass ihre Vorstellungen und Erfahrungen aus der Projektarbeit in die Weiterentwicklung der Software einfließen können. Die Akzeptanz der Unterlieferanten hängt im Wesentlichen von deren strategischer Einbindung im Projekt ab. Die Werkzeuge im Projekt müssen vertraglich festgeschrieben sein, damit der Unterlieferant einen Nutzen aus dem Einsatz eines für seine Arbeitsabläufe fremden Systems erhält.

Welche drei wesentlichen Vorteile sehen Sie beim Einsatz mit Bee?
Kersten: Qualitätssteigerung, zentrale Verwaltung über den Werkszaun hinweg via Cloud und unmittelbarer Bezug zum 3D-Modell.

Wie viele Personen arbeiten heute mit Bee und wie viele Punkte werden im API-Projekt verwaltet?
Kersten: Zurzeit arbeiten über 300 User aus ca. 25 Unternehmen mit Bee. Bis heute werden mehr als 13.000 Punkte in der Datenbank verwaltet, Tendenz steigend.

Welchen Stellenwert hat die Software für zukünftige Projekte im Unternehmen ?
Kersten: Der Trend geht in Richtung durchgängiger Daten- und Objektverwaltung über Project-Management-Systeme nach der BIM-Methode. Da dies für öffentlich ausgeschriebene Projekte bald verpflichtend wird, kann Bee ein wesentlicher Baustein im Zusammenspiel der einzelnen Disziplinen werden.