Prozessorientiertes Arbeiten in der Chemieindustrie

Neue Technologien wirken sich auf das Wettbewerbsumfeld und die Geschäftsbasis der Chemieindustrie aus. Um im Digitalisierungszeitalter weiterhin auf Erfolgskurs zu bleiben und dem wachsenden Konkurrenzdruck standzuhalten, gleichzeitig auch den durchweg hohen Qualitätsansprüchen gerecht zu werden, müssen sich branchenangehörige Unternehmen neuen Technologien öffnen. Eine Möglichkeit der Effizienzsteigerung bildet Robotic Process Automation (RPA) zur Bearbeitung operativer Geschäftsprozesse.

Digitale Transformation

Aktuell wandelt sich die Chemieindustrie in Deutschland stärker als in den Jahrzehnten zuvor: Neben einer gesteigerten Wettbewerbsintensität sowohl auf dem Heimatmarkt Europa als auch auf den Exportmärkten und kontinuierlichen Innovations- und Verbesserungsprozessen wird die Branche zukünftig von Veränderungen geprägt sein, die einen sehr durchgreifenden Einfluss auf Produktportfolios, Wertschöpfungsstrukturen und Geschäftsmodelle haben. So tritt die Chemieindustrie aktuell in eine Phase ein, in der Nachhaltigkeit, zirkuläre Wirtschaft und allem voran Digitalisierung als zentrale Themen eine Schlüsselrolle einnehmen. Laut der VCI- und Deloitte-Studie „Chemie 4.0 – Wachstum durch Innovation in einer Welt im Umbruch“ planen Unternehmen in den nächsten drei bis fünf Jahren, mehr als eine Milliarde Euro in Digitalisierungsprojekte oder neue digitale Geschäftsmodelle zu investieren.

Der Oberbegriff Digitalisierung fasst nicht nur Auslöser für grundlegende Neugestaltungen in der Chemiebranche zusammen, sondern bietet gleichzeitig auch Möglichkeiten, um den Wandel erfolgreich mitzugestalten oder sogar ganz neue Geschäfts- und Servicebereiche zu erschließen. Digitale Lösungen bezeichnen Wertschöpfungsstrukturen, die bestehende Prozesse, Produkte oder Geschäftsmodelle fundamental verändern. Im Fokus steht dabei, Produkte und Services digital zu ergänzen, um den Kundennutzen zu steigern. Hierbei trifft auch die nach und nach ansteigende Datenflut auf etablierte, oft sehr unternehmensspezifische Bestandssysteme. In diese sollen die zusätzlichen Informationen, teils ohne standardisierte Schnittstellen, eingepflegt und verarbeitet werden. Um die Datenflut in den historisch gewachsenen Architekturen sinnvoll und ohne Personalaufwand bewältigen zu können, erhöhen neue Technologien wie Robotic Process Automation unter anderem die Transparenz und Effektivität von Chemieunternehmen, indem sie digitale Daten für operative Prozesse automatisiert, qualitativ hochwertig und jederzeit nachvollziehbar verarbeiten.

Software-Roboter als virtuelle Mitarbeiter

Im Zeitalter der Industrie 4.0 entscheiden Qualität, Effizienz und Zuverlässigkeit über die wirtschaftliche Stabilität von Unternehmen. Um interne Prozesse so stabil und effizient wie möglich zu gestalten sowie dabei Zeit und Geld einzusparen, rücken Automatisierungsmöglichkeiten für Geschäftsprozesse vermehrt in den Fokus. Nach ERP- und Business-Process-Management-Systemen stellt Robotic Process Automation die nächste Stufe in Richtung automatisierte Workforce dar. Bei dieser Form der Aufgabenteilung übernehmen Software-Roboter wiederkehrende Routinearbeiten, indem sie diese automatisiert ausführen, um Mitarbeiter zu entlasten und ihnen so wichtigen Freiraum zu verschaffen, in dem sie ihre Potenziale voll ausschöpfen können.

Ob Erfassen und Validieren von Daten, operative Abstimmungen, interne Dokumentation oder Kosten- und Rechnungsprüfung – viele Prozesse in modernen Chemieunternehmen laufen computergesteuert oder -gestützt ab. Dabei handelt es sich um Routinetätigkeiten, für deren Ausführung Arbeitskräfte täglich wertvolle Zeit verlieren. Das hat zur Folge, dass sie sich nicht in vollem Umfang auf ihre Kernkompetenzen fokussieren können. Systeme für Robotic Process Automation simulieren solche Abläufe, indem sie einzelne Bedienungsmasken oder auch ganze Geschäftsprozesse sowie die zugehörigen Benutzerschnittstellen verwenden.

Mit dem RPA-Tool E-Agent bietet das Unternehmen Meta-Proc eine solche Lösung zum prozessorientierten Arbeiten, die plattformunabhängig funktioniert: Die Automatisierungssoftware emuliert wiederkehrende Vorgänge mit gleichem oder ähnlichem Ablauf und nutzt dafür einen vorhandenen Geschäftsprozess. Um diesen auszuführen, verwendet der Bot Bedienungsmasken der Applikationen sowie der zugehörigen Benutzerschnittstellen, beispielsweise Tastatur, Maus oder Bildschirm. Die RPA-Plattform lässt sich auf physischer Hardware sowie virtuellen Systemen implementieren und lokal oder remote verwalten. Außerdem läuft das Dashboard der Software in jedem Browser.

Konzentration auf Kernkompetenzen

Die Software wird mit den einzelnen Schritten des menschlichen Vorbildes eins zu eins trainiert. So arbeitet das RPA-Tool mit User Interface Automation sowie automatischer Bild-, Muster- und Texterkennung auf allen Oberflächen des Computers die ihm zugeteilten Aufgaben ab. Eine weitere Methode stellt die Backend Automation dar, bei der anwendungsübergreifend und integrierend mit Programmierschnittstellen und REST-Schnittstellen gearbeitet wird. Auf diese Weise imitiert und perfektioniert das Tool rund um die Uhr skalierbare Geschäftsprozesse mit einer Fehleranfälligkeit von null.

Durch das Abgeben repetitiver Aufgaben können sich Angestellte auf ihre Kernkompetenz und solche Tätigkeiten konzentrieren, für die emotionales Urteilsvermögen und menschliche Interaktion essenziell sind – etwa den direkten Kundenkontakt. Dabei verwaltet der Nutzer selbst die gesamte digitale Workforce und legt individuell fest, welche Prozesse die RPA-Systemumgebung zu welcher Zeit übernimmt und mit welcher Performance Software-Roboter einzelne Routinen abarbeiten. Die Einsicht in Protokolle und automatisierte Reportings ist zu jeder Zeit gegeben. Zudem lässt sich die digitale Unterstützung bei Bedarf dem Geschäftsvolumen und der Auftragslage anpassen, um auch kurzfristige Auslastungsspitzen zu stemmen.

Um sicherzustellen, dass die optimierte Aufgabenverteilung die gewünschten Ergebnisse erzielt, werden die zu automatisierenden Prozessschritte während der RPA-Implementierung ganzheitlich, also im Kontext des gesamten Geschäftsprozesses, betrachtet: sowohl vom Mitarbeiter zum Software-Bot als auch umgekehrt. So lassen sich schnittstellenbedingte Reibungsverluste und Medienbrüche gering halten.

Interne Dokumentation

Im Bereich der internen Dokumentation eines Chemieunternehmens gibt es zahlreiche, für Angestellte sehr zeitaufwendige Aufgaben, die zudem bei jeder Durchführung völlig identisch ablaufen. Viele dieser Aufgaben lassen sich automatisieren. Steht beispielsweise die wöchentliche Berichterstattung im Unternehmen an, resultiert daraus eine Kette von Arbeitsabläufen, die von der zugehörigen Abteilung zeitnah zu erledigen sind. Zu diesen Aufgaben zählen das Einholen relevanter Informationen von verschiedenen Stationen, Abteilungen oder Standorten, das Einpflegen der Daten in eine spezielle Software sowie die Erstellung der Dokumentation nach den unternehmensspezifischen Vorgaben.

Diese Prozesse laufen stets in derselben Reihenfolge ab und unterscheiden sich lediglich durch die Dateninhalte des festgelegten Zeitraums. Für einen Software-Roboter sind diese Aufgaben also leicht zu erledigen. In gewissem Umfang können dem Software-Roboter auch trainierte Entscheidungen übertragen werden, wie beispielsweise die Zuordnung von Datensätzen zu bestimmten Kategorien. Als Abschluss des gesamten Prozesses kann der Software-Roboter dem am Workflow beteiligten menschlichen Kollegen sämtliche Informationen selbstständig per E-Mail zur Verfügung stellen.

Je mehr softwaregesteuerte Arbeitsaufträge in einem Unternehmen bearbeitet werden, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Teile der Automation auch für zusätzlich einzubindende Abläufe genutzt werden können. Bei intelligent aufgeteilten Prozessschritten dienen sogenannte Teilautomationen als wiederverwertbare Basis. Die bestehenden Automatisierungen dienen als Maske für die neu einzubeziehenden Arbeitsprozesse. Es muss lediglich ein weiterer Prozessschritt definiert werden, der mit den aktiven Software-Robotern zusammenarbeitet.