Kontrolle muss sein

Die Pflicht zur Rechtskonformität

Anlagenbau
Chemie
Pharma
Ausrüster
Planer
Betreiber
Einkäufer
Manager

15.10.2012 Erstmals macht der Gesetzgeber die Erstattung von Steuergeldern von der Zertifizierung eines Managementsystems abhängig. Damit erhält die ISO 50001 zum Energiemanagement eine neue Rechtsqualität. Wesentliche Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Erfüllung aller rechtlichen Forderungen.

Anzeige

Entscheider-Facts Für Betreiber

  • Unternehmen haben im Hinblick auf das Sicherstellen der Rechtskonformität eine hohe Verantwortung.
  • Das Georg-Compliance-System gibt der gesamten Geschäftsleitung sowie allen verantwortlichen Mitarbeitern Sicherheit.
  • Viele Diskussionen darüber, wer wofür verantwortlich ist, entfallen.
  • Dies zeigen exemplarisch die erfolgreiche Einführung des Systems bei Evonik Goldschmidt Rewo sowie auch bei Baerlocher und weiteren Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen.

Oktober 2012

Bild: ©vege – fotolia.com

Für das Erfüllen dieser rechtlichen Forderungen tragen Führungskräfte und Mitarbeiter die Verantwortung. Sie haben daher Anspruch darauf zu wissen, wann sie auf Grundlage einer rechtlichen Vorschrift zu handeln haben. Schließlich haften sie gegebenenfalls persönlich. Die Geschäftsführung ist daher verpflichtet, ein entsprechendes Überwachungssystem einzuführen. Bei Baerlocher, Evonik Goldschmidt Rewo und anderen wurde das System Georg Gerichtsfeste Organisation erfolgreich eingeführt.
Die Rechtskonformität (Legal Compliance) ist eine der Hauptforderungen der Normen zur Zertifizierung von Managementsystemen zum Energiemanagement ISO 50001, zum Umweltschutz ISO 14001, zum Arbeits- und Gesundheitsschutz OHSAS 18001 und zum Qualitätsmanagement nach ISO 9001. Sie unterstreichen damit die Bedeutung der Managementsysteme für das Überwachen und Verifizieren der wirksamen Umsetzung rechtlicher Standards.
Erforderlich ist ein internes Kontrollsystem (IKO) zum Einhalten der Rechtsvorschriften. Hierfür ist nach Aktien- und GmbH-Recht der Vorstand bzw. die Geschäftsführung verantwortlich. Allein die „Übertragung der Unternehmerpflichten“ in Stellen-, Funktionsbeschreibungen oder sogenannte Delegationsschreiben an mittlere und untere Führungsebenen reicht hierzu nicht aus. Sie sind viel zu ungenau und beschränken sich lediglich auf den Satz „Sie sind zur Einhaltung aller rechtlichen Pflichten zum Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutz verpflichtet.“ Erst wenn die Mitarbeiter ihre rechtliche Verantwortung kennen, haben sie die Chance, diese wirksam umzusetzen. Die Delegation von Pflichten ist erst wirksam, wenn eine Aufklärung über den Umfang der zu übernehmenden rechtlichen Pflichten erfolgt ist.

Rechtskonformität mittels
Georg Compliance Manager

Entsprechend dieser Prämisse suchen heute mehr und mehr Unternehmen nach einem System, mit dessen Hilfe die Rechtskonformität auf einfache und damit praktikable Weise im Betrieb umgesetzt werden kann.
Für Evonik Goldschmidt Rewo ist seit Beginn ihrer Unternehmensgeschichte das Einhalten aller rechtlichen Pflichten ein selbstverständlicher Bestandteil der Unternehmenspolitik. Um hier noch mehr an Transparenz und Effizienz zu gewinnen, entschied sich Evonik Goldschmidt Rewo für den Georg Compliance Manager, der mittlerweile erfolgreich im Unternehmen eingeführt wurde. Der Ablauf eines Projekts zur Einführung des Georg Compliance Manager, wie er auch bei Evonik Goldschmidt Rewo erfolgt ist, soll im Folgenden exemplarisch dargestellt werden:
Ziele des Projektes „Gerichtsfeste Organisation“ waren:

  • das Einhalten aller rechtlichen Pflichten und deren Nachweis;
  • Beteiligung aller verantwortlichen Mitarbeiter;
  • einfache Zugänglichkeit der rechtlichen Pflichten;
  • verständliche und einfach umsetzbare Anweisungen an die Mitarbeiter;
  • ordnungsgemäße und transparente Delegation;
  • Rückverfolgbarkeit der Pflichtenerfüllung;
  • Nachweis des Status der Legal Compliance;
  • regelmäßiges Aktualisieren der rechtlichen Pflichten.

Der Projektumfang sollte auf die technische Compliance Umwelt- und Arbeitsschutz unter Einbeziehung der Fremdfirmen beschränkt sein.

Transparenz in der Planungsphase
Transparenz in der Zuordnung der rechtlichen Pflichten vermeidet „haftungsrechtlichen Blindflug“, denn Unwissenheit über rechtliche Pflichten „schützt nicht vor Strafe“. Hierfür ist größtmögliche Transparenz erforderlich, die das Ermitteln des aktuellen Rechtsstatus ermöglicht. Am Ende des Projekts sollen alle verantwortlichen Mitarbeiter individuell ihre rechtlichen Pflichten kennen. Dann wissen sie, was sie wann und an welchem Ort zu tun haben. Das aktive Einbinden der Mitarbeiter fördert die Eigenverantwortung.
Am Anfang des Projekts steht das Commitment bzw. die Verpflichtung der Geschäftsführung zum Einhalten aller einschlägigen Rechtsvorschriften. Dies „stärkt den Rücken“ der am Projekt beteiligten Mitarbeiter und macht die Ernsthaftigkeit deutlich. Auf dem Commitment aufbauend folgt die Umsetzung des Projekts nach dem bewährten Plan-do-check-act (PDCA)-Prinzip.
In der Planungsphase stehen das Erstellen eines Rechtsregisters, das Konkretisieren in rechtliche Pflichten sowie die weitere Zielplanung des Projekts an.
Das Rechtsregister besteht aus einer Auflistung von Gesetzen, Verordnungen, Genehmigungsbescheiden, kommunalen Satzungen, behördlichen Verfügungen, technischen Regeln, berufsgenossenschaftlichen Vorschriften und sonstigen rechtlich relevanten  Dokumenten. Für die praktische Anwendung formulieren Fachleute, die sich aus dem Rechtsregister abgeleiteten, für den Laien schwer verständliche Gesetzestexte praxisnah in einfache Handlungspflichten („To Dos“). Aus der Analyse ergeben sich die rechtlichen Pflichten für den Betrieb oder Standort. Zur Organisation der Pflichten dient der Georg Compliance Manager, der unter anderem eine auf die Betriebsorganisation individuelle abgestimmte abteilungs- und namensbezogene sowie termingerechte Zuordnung der rechtlichen Pflichten ermöglicht.

Implementierungsphase:
personenzentrierte Zuordnung

Für das Einhalten der rechtlichen Pflichten haben die verantwortlichen Mitarbeiter ein Recht darauf, konkret zu wissen, welche rechtlichen Pflichten sie einzuhalten haben. Wenn sie ihre rechtlichen Pflichten kennen, sind sie in der Lage, diese zu erfüllen. Erfahrungsgemäß bringt erst die persönliche Zuordnung den gewünschten Effekt. Die personenzentrierte Zuordnung der rechtlichen Pflichten fördert das Bewusstsein der Mitarbeiter für das Erfüllen „ihrer“ rechtlichen Pflichten. Sie lernen mit der Verantwortung umzugehen. Die in einfache Pflichten übersetzten Gesetzestexte weisen die Führungskräfte des Unternehmens in Zusammenarbeit mit den Fachleuten den einzelnen Betriebsbereichen, Abteilungen und den verantwortlichen Personen eindeutig zu. Weitere Forderung an das System ist daher, dass der Zugang zu den rechtlichen Pflichten einfach und verständlich ist. Dies stellt Georg Compliance Manager mit der Auflistung der rechtlichen Pflichten eines jeden Mitarbeiters mit Angabe des Erfüllungsstatus sicher. Ein passwortgesicherter Zugang und ein Sicherheitskonzept nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schützen die Informationen vor einem unberechtigten Zugriff.

Aufklärung und Beratung beim Nachweis der Rechtskonformität
Die Projektleitung schult die Führungskräfte und die Mitarbeiter hinsichtlich der haftungsrechtlichen Bedeutung der Einhaltung der Rechtsvorschriften. Hierzu gehören auch Aufklärung und Beratung bei dem Nachweis der Rechtskonformität. Fragen zu speziellen umwelt- und arbeitsschutzrechtlichen Belangen werden anhand der konkret definierten rechtlichen Pflichten beantwortet.
Um das Erfüllen nachzuweisen, quittieren die Mitarbeiter des Unternehmens das Einhalten der rechtlichen Pflichten im Georg Compliance Manager. Die einfache Ampelfunktion gibt Auskunft über den Rechtsstatus. das Nichterfüllen der rechtlichen Pflichten hat meistens organisatorische Gründe wie Ausfall eines Mitarbeiters, Stellenwechsel oder ähnliches. Der Georg Compliance Manager zeigt in diesen Fällen Delegationslücken an. In diesen oder anderen Fällen leitet das interne Projektteam Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen ein.
Die Auswertungsfunktion im Georg Compliance Manager erstellt einen Überblick über den Rechtsstatus des Unternehmens. Entsprechend kann sie mit erforderlichen Maßnahmen reagieren.

Heftausgabe: Oktober 2012
Martin Mantz,  Geschäftsführer Martin Mantz Compliance Solutions

Über den Autor

Martin Mantz, Geschäftsführer Martin Mantz Compliance Solutions
Loader-Icon