Unvorhergesehenem entgegenwirken durch erfolgreiches Nachtragsmanagement

Erfolgreich abwickeln

09.12.2007 Kaum ein Projekt im Anlagenbau wird tatsächlich entsprechend der ursprünglichen Planungen in der Praxis realisiert. Anlagenbauprojekte in der chemischen Industrie sind meist besonders komplex, so dass Projektleiter während des Projektverlaufs kontinuierlich mit zahlreichen Änderungen rechnen müssen. In diesem Fall ist es für den Projektmanager oft keine leichte Aufgabe, stets einen umfassenden Überblick über Kosten und Termine zu behalten.

Ob vom Auftraggeber, vom Bauherrn, von EPC-Kontraktoren und anderen Nachunternehmern oder von Technikern veranlasst: Änderungen während des Projektverlaufs sind teuer. Der Anteil der Nachträge beträgt häufig bis zu 30% des Gesamtvolumens – bei spezifischen Gewerken sogar mehr. Je ungenauer Ausschreibung und Planungsphase des Projektes ausgeführt wurden, desto höher ist in aller Regel der Anteil unvorhergesehener Änderungen sowie Nachträge und damit natürlich auch die Kosten. Eine durchgängige Softwarelösung für Anlagenbau/EPC unterstützt alle Prozesse des professionellen Nachtragsmanagements und schafft auf diese Weise Transparenz innerhalb der vielschichtigen Aufgaben eines Projektmanagers. Die Projektleitung ist mit Hilfe der Software RIBEPC stets über den tagesaktuellen Stand der Nachträge informiert – inklusive exakter Angaben zu Kosten, Budgets und Erlösen.

Projektüberwachung leicht gemacht

Mit Hilfe dieser Softwarelösung können Projektmanager Nachträge nach eigenem Ermessen gliedern. Etwa nach Monaten, nach zuständigen Projektmitarbeitern in unterschiedlichen Unternehmen oder nach lokalen Kriterien. Dabei können jedem Nachtrag bis zu acht Nachtragsstatus zugeordnet werden. Darüber hinaus kann der Projektleiter alle Nachträge mit spezifischen Wertungsfaktoren zwischen 0 und 100% versehen. Anhand dieser Wertungsfaktoren lässt sich die Wahrscheinlichkeit von Genehmigung und Bezahlung feststellen. Auch innerhalb des Controllings stehen wiederum entsprechende Nachtragsfunktionen zur Verfügung. Denn die Budgetierung innerhalb der Software ist mit dem Nachtragsmanagement intelligent verbunden. Einzelne Nachträge lassen sich entweder als Teil des bereits genehmigten Gesamtbudgets erfassen, oder es wird ein separates „Nachtragsbudget“ vergeben.

Innerhalb eines Projekts verwaltet die Anlagenbau-Software einzelne Nachträge getrennt nach Haupt- oder Nachunternehmeraufträgen. Eine spezielle Nachtragsübersicht für jeden Auftrag, unterteilt nach genehmigten und nicht genehmigten Nachträgen, verschafft dem Projektmanager zu jeder Zeit einen Gesamtüberblick. Ähnlich bei den Projektkennzahlen: Die Summe der genehmigten Nachträge und die Summe der nicht genehmigten Nachträge lassen sich sowohl tabellarisch als auch grafisch darstellen. Mit Hilfe des RIBEPC-Projektviewers für PDA kann der Projektleiter auch unterwegs auf die Kennzahlen zugreifen.

Genauigkeit ist Trumpf

Mit unterschiedlichen Nachtragsauswertungen lassen sich Beträge flexibel gliedern. Projektleiter sind somit in der Lage, Hauptaufträge von Nachträgen innerhalb einzelner Auswertungen sauber zu trennen. Spezifische Nachtragsfilter innerhalb der Software helfen dabei, Nachträge einzelner Bereiche gesondert auszugeben. Mit den RIBEPC-Nachtragsreports können Projektmanager sich sogar Details jedes Nachtrags individuell anzeigen lassen. Somit vereinfacht die Softwarelösung die komplexen Abstimmungsprozesse mit verschiedenen Nachunternehmern. Im Projekt-Controlling können umfassende Übersichtstabellen mit den wichtigsten Kennwerten, beispielsweise Budget, Auftrag, Nachtrag oder Rechnungen, erzeugt werden. Projektleiter haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Nachtragskennzahlen einzelner Projekte auf Wunsch auch projektübergreifend miteinander zu vergleichen oder zu summieren. Hierbei erlaubt die Software freie Sortierungen nach Projekttyp, nach Projektmitarbeiter oder auch nach Datum.

Heftausgabe: Dezember 2007

Über den Autor

Reinhardt Fraunhoffer , Produktmanager Anlagenbau / EPC,
Loader-Icon