- Wenn sehr viele Mitarbeiter an der Meinungsbildung und/oder Entscheidungsfindung mitwirken sollen, dann stoßen die klassischen Moderationsmethoden - mit Pinnwand und Flipchart - an ihre Grenzen.
- Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik kann man Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.
- So lassen sich zum Beispiel, wenn genügend Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, durchaus Veranstaltungsdesigns für Mega-Gruppen schmieden.
Für das Durchführen der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur von Nöten, die sich als ein Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Größe sowie Art der Veranstaltung variieren kann:
- mindestens einem Digital-Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen für die Befragungen, die Gruppenarbeit usw. gespeichert sind,
- mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,
- mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und
- einer Vielzahl von Teilnehmer-Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.
Die digitale Moderation hat sich bewährt
Mit dieser technischen Infrastruktur lassen sich die unterschiedlichsten Veranstaltungen durchführen – von (Online?)Workshops mit einer überschaubaren Zahl von Teilnehmern bis hin zu Großveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmern, die sich nicht selten an verschiedenen Orten, ja sogar in verschiedenen Ländern versammelt haben.
Bewährt hat sich die digitale Moderation bei all diesen Veranstaltungen unter anderem aufgrund
- der Schnelligkeit, mit der mit Hilfe der genutzten Technik Infos gesammelt, bewertet und ausgewertet sowie visualisiert werden können,
- der erweiterten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten, die die Technik bietet, sowie
- der Kostenvorteile, die sich aus der effektiven Nutzung der investierten Zeit ergeben. So werden zum Beispiel viele Großveranstaltungen, bei denen die Teilnehmer an verschiedenen Orten leben und/oder arbeiten, überhaupt erst durch das Nutzen der Technik möglich, da ansonsten die Kosten – Reise, Unterbringung und Verpflegung – zu hoch wären. Auch der Verlust an (Arbeits-)Zeit aufgrund der Reisezeiten wäre betriebswirtschaftlich nicht vertretbar.
Ähnlich verhält es sich bei Großveranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer an einem Ort versammelt sind. Auch bei ihnen ist, da die Ergebnisse der Befragungen oder Gruppenarbeiten sozusagen auf Knopfdruck vorliegen – und zwar in einer gut lesbaren und grafisch ansprechenden Form – die Zeitersparnis groß. Zudem haben die Veranstaltungen eine höhere Dynamik. So ist es zum Beispiel möglich, dass die Teilnehmer, die unterschiedliche Lösungsansätze für ein Problem präferieren, spontan parallele Arbeitsgruppen bilden, die diese Ansätze ausarbeiten, um die Ergebnisse anschließend im Plenum zu präsentieren. Ebenso ist es möglich, dass, wenn mehrere Lösungsansätze an unterschiedlichen Tischen auf verschiedenen Clients präsentiert werden, die Teilnehmer im Raum herumwandern, mit Kollegen diese diskutieren, um sie anschließend zu bewerten, bevor die Voten dann komprimiert im Plenum präsentiert werden.
Mitarbeiter begrüßen Arbeit mit modernen Medien
Deshalb nutzen immer mehr Unternehmen die digitale Moderation zum Durchführen von Großveranstaltungen und Workshops – auch weil sie erkannt haben: Die Teilnehmer fühlen sich durch die schnellen und vielen Feedback- und Interaktionsmöglichkeiten, die ihnen die digitale Moderation bietet, wertgeschätzt und gehört. Sie haben zudem registriert, dass gerade ihre jungen technik-affinen Mitarbeiter, wenn in Workshops oder Tagungen mit Pinnwänden und Flip-Charts gearbeitet wird, sich zunehmend fragen: „Warum nutzen wir hier diese ‚Steinzeit-Medien‘? Im Arbeitsalltag nutzen wir für die Meinungsbildung und Entscheidungsfindung zum Beispiel bei der Projektarbeit doch auch die moderne Informations- und Kommunikationstechnologie. Warum also nicht hier?“
Entsprechend abwartend reserviert ist deren Haltung. Das mindert die Effizienz der Veranstaltungen. Und bei Veranstaltungen, deren Ziel es ist, die Mitarbeiter in Meinungs- und Entscheidungsprozesse einzubinden, um sie als Mitstreiter zu gewinnen, schwächt dies auch das Commitment. Auch aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen bei ihren Veranstaltungen auf die digitale Moderation.
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