Rundum sorgenfrei

Technische Gebäudeausrüstung erfordert ganzheitliche Betreuung

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04.10.2012 Wann wird der Luftfilter in der Klimaanlage gewechselt? Wie häufig müssen Brandschutztüren und Brandmelder überprüft werden? Und wer ist für die turnusmäßige Wartung von Aufzügen und Heizung zuständig? Wenn der Instandhaltungsdienstleister ein Fullservice-Paket bietet, ist der Anlagenbetreiber auf der sicheren Seite.

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Entscheider-Facts Für Anwender

  • Ziel der Instandhaltung ist es, eine größtmögliche Entlastung des Betriebspersonals, Optimierung des Kosten/Nutzen-Verhältnisses und Rechtssicherheit durch Delegieren von Betreiberpflichten für den Anlagenbetreiber zu erlangen.
  • Ein individuell geplantes Fullservice-Konzept für die technische Gebäudeausrüstung bietet eine umfassende Unterstützung zum Einhalten gesetzlicher Anforderungen, sorgt für Planungssicherheit, optimiert die Instandhaltung und Anlagentechnik und reduziert den administrativen Aufwand.

Der Aufwand für die erforderliche Instandhaltung, angefangen bei Planung, Organisation, Beauftragung bis hin zur Kontrolle bzw. Abnahme und Dokumentation der Wartungs-, Prüf- und Instandsetzungsmaßnahmen nimmt immer größere Ausmaße an. Genauso wichtig sind die betrieblichen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen. So müssen die Anlagenverfügbarkeit oder der Anlagenwerterhalt berücksichtigt und eine kontinuierliche Optimierung sichergestellt werden. Vor diesem Hintergrund kommen auf den Eigentümer oder Pächter eines Gebäudes beim Betreiben von technischer Gebäudeausrüstung eine Vielzahl von gesetzlichen Pflichten und Aufgaben zu. Einen ganzheitlichen und aktuellen Überblick zu erhalten, ist aufgrund der Komplexität und der permanenten Veränderung eine wachsende Herausforderung.

Viele Pflichten, viele Aufgaben
Ziel ist es, eine größtmögliche Entlastung des Betriebspersonals,
Optimierung des Kosten/Nutzen-Verhältnisses und
Rechtssicherheit durch Delegieren von Betreiberpflichten
für den Anlagenbetreiber zu erhalten. Ein Instandhaltungsdienstleister mit einem Fullservice-Konzept für die Betreuung von technischer Gebäudeausrüstung kann Eigentümer oder Pächter eines Gebäudes dabei sinnvoll unterstützen, wenn eine ganzheitliche Betrachtung erfolgt.
Der erste Schritt ist eine detaillierte Bestandsaufnahme. Welche Anlagen – von der Raumlufttechnik bis zur Trinkwasserinstallation – sind im Gebäude in Betrieb? Hier ist in der Regel eine Begehung vor Ort mit einer detaillierten Aufnahme der Anlagen mit zugehörigen Komponenten erforderlich. Denn für die verschiedenen Anlagenkomponenten gelten in Abhängigkeit der Spezifikation oftmals separate Betreiberpflichten. Die anstehenden Maßnahmen können sich bezüglich Zyklus, Inhalt und in der Qualifikation des Ausführenden innerhalb einer Anlage unterscheiden.
Im zweiten Schritt gilt es, eine individuelle Wartungs- und Prüfplanung zu erstellen. Um alle gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen, müssen auch betriebsspezifische Auflagen (Brandschutz, Explosionsschutz, weitere Gefährdungspotenziale etc.) hinterfragt und in die Planung einbezogen werden. Darüber hinaus lassen sich – nach vorheriger Abfrage der gewünschten Instandhaltungsstrategie – weitere Wartungsempfehlungen darstellen und einplanen.
Im dritten Schritt werden der Umfang und die Inhalte der Anlagenbetreuung festgelegt. Neben der operativen Umsetzung der Wartungen und Prüfungen sind Schnittstellen und weitere Leistungsbausteine abzustimmen. Diese können sein:
Service-Center: Zentrale Anlaufstelle für den Kunden und Drehscheibe der Instandhaltungsabwicklung ist das Service-Center. Alle Wartungen, Prüfungen und Instandsetzungen werden hier disponiert und auch Betriebsstörungen rund um die Uhr an sieben Tagen der Woche bearbeitet.
Entstördienst, Rufbereitschaften: Vorhaltung eines Serviceteams mit 24 h Einsatzbereitschaft zuzüglich Zugriff auf Rufbereitschaften verschiedener Gewerke, bei Bedarf mit verbindlichen Reaktionszeiten.
Delegation von Betreiberpflichten: Ein Rundum-Sorglos-Paket für Betreiber technischer Gebäudeausrüstung lässt sich erreichen, indem die Pflicht, alle Wartungen- und wiederkehrenden Prüfungen jeweils nach den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu planen und termingerecht durchzuführen, vertraglich mit dem Dienstleister vereinbart wird. Um Art und Umfang der Wartungen und wiederkehrende Prüfungen auf dem aktuellen Stand zu halten, nutzt ein Industriedienstleister unter anderem eine eigens dafür zugeschnittene Datenbank. Dort sind – zugeschnitten auf das Portfolio des Dienstleisters – alle Gesetze, Verordnungen, Normen und Regeln für technische Gebäudeausrüstung abgebildet. Diese werden regelmäßig auf Rechtsaktualität überwacht und bei Änderungen automatisch inklusive Historisierung aktualisiert.
Art und Umfang Reporting: Die Reports sind eine übersichtliche Zusammenfassung der anfallenden Arbeiten und der erledigten Maßnahmen. Ziel ist es, eine größtmögliche Transparenz über Termineinhaltung, Kosten und erbrachte Leistungen zu ermöglichen, die der Kunde jederzeit nachvollziehen kann.
Optimierung: Eine zentrale Datenerfassung und das Reporting des Dienstleisters geben Aufschluss darüber, welche Anlagen besonders störanfällig sind. Aufbauend darauf können Optimierungsvorschläge mit dem Betreiber besprochen werden, um ein ideales Verhältnis zwischen Wartungs- und Instandsetzungsaufwand zu erhalten.
Vorhaltung der Instandhaltungs-Dokumentation: zentrale Vorhaltung aller Wartungs- und Prüfdokumente.
Pflege der Bestandsdokumentation: Zentrale Pflege der Bestandsdokumentation, zum Beispiel Kranbücher, Aufzugsakten einschließlich Behördenkontakt bei überwachungsbedürftigen Anlagen wie etwa Aufzüge mit Personenbeförderung.
Zielvereinbarungen: Anlagenverfügbarkeit, Reaktionszeiten, Termintreue etc. werden in Form von Service Level Agreement (SLA) abgebildet. Das Erreichen wird anhand von Key Performance Indikators (KPI) gemessen.
Im vierten Schritt beginnt das operative Umsetzen. Die Wartungs- und Prüfplanung wird im zentralen Instandhaltungssystem abgebildet. Der Start der jeweiligen Zyklen orientiert sich an der vorangegangenen Wartungs- und Prüfplanung.

Optimierte Leistungserbringung
Die zentrale Disposition aller anfallenden Leistungen ermöglicht eine effiziente Aussteuerung der Servicemitarbeiter. Eine gewerkeübergreifende Qualifizierung schafft zusätzliche Synergieeffekte. Alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zur Durchführung der Arbeiten werden dem Servicepersonal elektronisch übermittelt. Mobile Maintenance bietet hier eine optimale Unterstützung in der Instandhaltungsabwicklung. Darüber hinaus wird die umfangreiche Dokumentation papierlos erstellt und automatisch im zentralen Instandhaltungssystem erfasst.

 

Heftausgabe: Oktober 2012

Über den Autor

Holger Bykowski, Oliver Pohl, Projektmanagement TGA-Fullservice Tectrion
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