Audits für Managementsysteme

Zertifizierung in Corona-Zeiten

13.05.2020 Unternehmen sind derzeit in vielerlei Hinsicht gefordert: Sie müssen ihr wirtschaftliches Überleben sichern, Mitarbeiter ins Homeoffice oder in Kurzarbeit schicken und neue Strategien entwickeln. Stehen Audits für Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz an, lassen sich diese unter Umständen als Remote-Audit durchführen oder Fristen verlängern.

Audit - official financial examination for business as concept on virtual screen.

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Die Deutsche Akkreditierungsstelle weist aktuell die Zertifizierer für Managementsysteme auf die Bestimmungen des informativen Dokuments IAF ID3:2011 hin: Danach soll die Verschiebung einer Überwachung von bis zu sechs Monaten grundsätzlich möglich sein. Durch die Kombination mit Remote-Techniken soll dies auch um noch längere Zeiträume ausgedehnt werden können.
Für Unternehmen, die ein Managementsystem nach den folgenden Normen oder Standards eingerichtet haben beziehungsweise für die Energieaudits erforderlich sind, bedeutet das konkret:
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001: Einige Zertifizierer führen derzeit sogenannte Remote-Auditverfahren durch: Für Teile des Auditprogramms findet eine Auditierung per Web-Meeting statt. Auditthemen, die dagegen eine Vor-Ort-Begehung erfordern, können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Gegebenenfalls können im Einzelfall Fristen um bis zu 6 Monate verlängert werden.

EMAS: Die Validierung durch Umweltgutachter kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung vor Ort zeitlich zu optimieren, können Umweltgutachter auch hier Teile der Begutachtung remote auditieren. Alle EMAS-Registrierungen, die bis zum 30. Juni 2020 anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.

IATF 16949: Für das Zertifizierungsverfahren nach IATF 16949 sind Remote-Audits nicht zugelassen. Unternehmen können jedoch Auditfristen verschieben, ohne dass Zertifizierungen ausgesetzt werden müssen. Zusätzliche Verlängerungen sind für Erstzertifizierung, Überwachungs-, Rezertifizierungs- und Transfer-Audits möglich. Die Gültigkeit aller gültigen Zertifikate wird aktuell um 6 Monate verlängert (inkl. ausgesetzte Zertifikate).

Energieaudits nach DIN EN 16247-1

Unternehmen die, bedingt durch die Corona-Krise, ihr Energieaudit nicht fristgerecht durchführen konnten, müssen das Energieaudit bzw. die Online-Erklärung nach Beendigung der Krise unverzüglich nachholen und eine kurze Begründung abgeben z. B. wegen Corona-Krise kein Betretungsrecht durch Externe. Während der Krise erfolgt keine Stichprobenkontrolle durch das BAFA
Da die Vor-Ort-Begehung Teil der DIN EN 16247-1 ist, ist das Energieaudit erst vollständig abgeschlossen, wenn auch die Vor-Ort-Begehung durchgeführt wurde. Falls das Energieaudit aufgrund einer verspäteten Vor-Ort-Begehung verfristet abgeschlossen wurde, sollten die Gründe dokumentiert werden.

Die Dokumentation sollte z. B. darlegen, ob begründete Verdachtsfälle bestanden, der Betrieb komplett oder für Externe (Energieauditoren) geschlossen wurde oder es aus anderen Gründen nicht möglich war, dem Geschäftsbetrieb normal nachzugehen. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto hilfreicher ist es für die Beurteilung. Das BAFA wird diese Umstände bei der Beurteilung berücksichtigen. Die Vor-Ort-Begehung ist unverzüglich nachzuholen, sobald die durch Corona bedingte Ausnahmesituation beendet ist (Quelle: FAQ des BAFA).

Was tun?

Die Zertifizierung von Managementsystemen für Umwelt, Energie und Arbeitsschutz in Unternehmen der chemischen Industrie erfordert eine spezielle Betrachtung: Je nach Komplexität der betriebenen Anlagen und der eingesetzten Stoffe sind Remote-Audits denkbar, indem z. B. der Zertifizierer eine virtuelle Begehung macht. Dabei liefert ein Mitarbeiter über Tablet Bilder und Informationen für das Zertifizierungsaudit, auch Gespräche mit weiteren Mitarbeitern sind dann – unter Berücksichtigung der derzeit geltenden Hygieneregeln – möglich. Während ein Überwachungsaudit vermutlich als Remote-Audit gut funktioniert, da der Zertifizierer Anlagen bereits begangen und eine hohe Erfüllung festgestellt hat, ist eine Erstzertifizierung vermutlich eher als Kombination aus Remote- und vor Ort-Audit durchführbar.

Es empfiehlt sich also, Kontakt mit dem zuständigen Zertifizierer aufzunehmen und die Vorgehensweise für das Zertifizierungsverfahren zu klären. Konkrete Fragen sind dann beispielsweise:

  • Welche Fristverlängerungen sind möglich? Was sind die Anforderungen an eine Begründung dazu?
  • Welche Themen können als Remote-Audit durchgeführt und welche müssen vor Ort auditiert werden?
  • Wie hoch ist der zeitliche Aufwand vor Ort bzw. per Web-Meeting?
  • Welche technische Ausrüstung ist für ein Web-Meeting erforderlich?

Experten von Beratungsunternehmen wie Qumsult unterstützen Unternehmen beim Vorbereiten auf die Zertifizierung und führen interne Audits zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz durch, derzeit vorwiegend in Web-Meetings. So sind Unternehmen auch in schwierigen Zeiten auf das nächste Zertifizierungsverfahren gut vorbereitet.

 

Heftausgabe: Mai 2020

Über den Autor

Bettina Huck, Qumsult
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