Frau vorm PC_SOBIS klein
| von Die Fragen stellte Annabell Degler, Sobis
Muehlhausen_Sascha CAC

"Die Digitalisierung geht in Zeiten der Krise natürlich deutlich schneller voran, als man das vielleicht geplant hat. Die Situation lässt es auch nicht zu, einen anderen Weg zu gehen." Sascha Mühlhausen, Leiter Dokumentenmanagement bei CAC

Herr Mühlhausen, vor knapp vier Jahren haben Sie sich entschlossen Ihre Prozesse zu optimieren und im Zuge dessen auch Ihre Tools auf den Prüfstand zu stellen. Können Sie uns Ihre Beweggründe hierfür erläutern?
Mühlhausen: Ausgangssituation war, dass wir Kommunikation und Informationsfluss versucht haben zu zentralisieren, indem wir Projektpostfächer für die Kommunikation eingerichtet haben. Grundsätzlich haben wir dort die Korrespondenz und Kommunikation mit unseren Kunden abgewickelt. Das hat wunderbar funktioniert. Darüber hinaus war uns aber wichtig, dass die ganze Kommunikation mit den Lieferanten, Partnern und Nachauftragnehmern berücksichtigt werden kann und uns nicht verloren geht. Diese Kommunikation ist nicht weniger bedeutend als die zum Kunden. Warum ging sie verloren? Weil sie ausschließlich in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter lag. Wichtiges Wissen und Informationen waren nicht zentral abrufbar, und das hat zu einigen Herausforderungen geführt.

Zudem sollten Dokumente an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen. Für die Dokumentenverwaltung hatten wir vorher bereits ein System im Einsatz. Mit diesem konnten wir aber nicht alle Dokumente abbilden.

Neben einer generellen Effizienzsteigerung war ein weiterer wichtiger Grund, unseren Kunden eine Möglichkeit zu bieten, direkt integriert zu werden. In 80 Prozent der Kundenanfragen werden von uns Tools für die Kommunikation und Dokumentenverwaltung vorausgesetzt. Daher ist es für uns wichtig, ein System präsentieren zu können, bei dem der Kunde mitarbeiten kann, mit uns revisionssicher und vor allem auch datensicher Dokumente austauschen kann und in dem wir auch unsere gemeinsamen Lieferanten einbinden. Dies ist also auch ein wichtiger Faktor in der Angebotsbear­beitung.

Teamwork in einer Industrieanlage - Arbeiter und Geschäftsmann vor Ort beim planen //

80 Prozent der CAC-Kunden erwarten, Tools für die Kommunikation und Dokumentenverwaltung präsentieren zu können, bei dem der Kunde mitarbeiten kann, mit uns revisionssicher und vor allem auch datensicher Dokumente austauschen kann und in dem wir auch unsere gemeinsamen Lieferanten einbinden. Bild: industrieblick – stock.adobe.com

Warum haben Sie sich schließlich für die Einführung einer Standardlösung wie Pirs entschieden und nicht selbst etwas entwickelt, beispielsweise auf Basis von Sharepoint?
Mühlhausen: Grundsätzlich habe ich immer die Investition in die Anpassungen und Umsetzung der Abläufe gescheut. Eigenentwicklungen oder Entwicklungen auf Basis von Sharepoint bedeuten erst einmal einen massiven Aufwand und sind mit erheblichen Entwicklungskosten verbunden. Neben dem schwer einschätzbaren Investitionsvolumen bindet ein solches Unterfangen auch dauerhaft Personalressourcen. Mit einer am Markt etablierten und standardisierten Lösung sind natürlich genau solche Aufwendungen kein Thema mehr. Wir müssen uns mit der Entwicklung, der Wartung, der Administration des Systems so gut wie nicht beschäftigen.

Der Fokus ging dahin, sich eine für unsere Branche entwickelte Standardlösung zu suchen, die unsere Prozesse zu einem Großteil bereits abdeckt, und da sind wir sehr schnell auf die Firma Sobis und deren System Pirs gestoßen. Pirs konnte bereits im Standard unsere im Lastenheft definierten Anforderungen zu 90 Prozent abdecken.

Haben sich Ihre Erwartungen erfüllt?
Mühlhausen: Wir sind mit unserer Einführung und Nutzung von Pirs noch nicht so weit, wie wir es gerne hätten. Viele Themen haben sich erst innerhalb der Projekte entwickelt. Das heißt, mit jedem Projekt, bei dem wir das System einsetzen, gewinnen wir neue Erkenntnisse. Wir sehen, wie wir das Programm noch besser an die Bedürfnisse unserer Anwender anpassen können und einerseits den Verwaltungsaufwand minimieren, während wir andererseits die Projektabwicklung effizienter gestalten.

Aber wir konnten unsere Effizienz deutlich steigern. Im Speziellen denke ich hier an relativ klare Regeln, wie Dokumente abgelegt werden, sodass diese auch schnell und einfach im System gefunden werden können, oder wie wir Dokumente mit weiteren Attributen versehen und Information erfassen können, sodass man sie schneller identifizieren, gruppieren und finden kann. Hierbei unterstützt uns auch die neu hinzugefügte Schnittstelle zu unserem CAE-System. All diese Erkenntnisse fließen nun bei jedem neuen Projekt mit ein, wovon wir direkt profitieren. Auf Basis dessen haben wir nun auch entschieden, ein Vorlageprojekt als Standard zu entwickeln. Unsere Erkenntnisse aus den letzten zwei Jahren fließen dabei mit ein. Auf diese Weise ist es uns möglich, eine transparente und effiziente Projektabwicklung gemäß dem definierten Standard anzustreben und mit dem System umzusetzen.

Generell setzen wir Pirs und Pirs:Portal mittlerweile in fast allen Projekten ein. Wir haben damit inzwischen acht Projekte abgewickelt, mit mehreren 10.000 erfassten Korrespondenzen und Dokumenten. Des Weiteren sind unsere Kunden und Lieferanten derzeit in über 50 gesicherten Portalumgebungen in unsere Projekte integriert.

Inwiefern profitieren Ihre Kunden und auch Ihre Lieferanten von der Prozessoptimierung und dem Einsatz des Portals?
Mühlhausen: Die Kunden profitieren definitiv vom Portal. Vor allem die, die keine eigenen Systeme haben, arbeiten gerne und gut damit. Viele Kunden haben eigene Dokumentenmanagementsysteme. Diese sind dann aber nicht dafür ausgelegt, die Projektabwicklung zu begleiten, sondern eher dafür gedacht, am Ende die Anlagendokumentation zu verwalten, die wir als Enddokumentation bezeichnen. Für die Projektabwicklung gibt es zwar bei dem ein oder anderen diverse Lösungen, aber im Großen und Ganzen wird von unseren Kunden die Portallösung sehr gut auf- und angenommen.

Unsere Stammlieferanten, mit denen wir in mehreren Projekten zusammenarbeiten, nutzen ihre Portale mittlerweile sehr intensiv. Von ihnen haben wir durchweg sehr positives Feedback erhalten.

Wo liegen die Vorteile des Portals für CAC?
Mühlhausen: Der entscheidende Vorteil des Portals für uns ist aus meiner Sicht, dass es komplett abgetrennt ist von unserem System. Das minimiert den administrativen Aufwand unsererseits, denn es sind deutlich weniger Benutzerrollen zu verwalten. Wer darf auf welchen Ordner zugreifen, was dürfen die internen Anwender, was darf der Kunde, was der Lieferant? Das Portal ermöglicht hier von vornherein eine systematische Trennung. Die Kommunikation und der Dokumentenaustausch finden nur insofern statt, wie wir es zulassen. Rein interne Informationen werden nicht übertragen und jeder Austausch bedarf immer eines auslösenden Mittels, einer bewussten Aktion, um das Dokument an das Portal und demnach an den Kunden zu übergeben. Zudem entfällt auch sehr viel Aufwand, was die manuelle Pflege der vom Lieferanten übergebenen Dokumente angeht. Das geschieht unter Nutzung des Portals in unseren Projekten automatisch.

Spielt Pirs und Pirs:Portal auch eine Rolle in der aktuellen Krisenzeit?
Mühlhausen: Die Digitalisierung geht in Zeiten der Krise natürlich deutlich schneller voran, als man das vielleicht geplant hat. Die Situation lässt es auch nicht zu, einen anderen Weg zu gehen. Pirs und Pirs:Portal sind zentrale Tools für unsere Projektabwicklung und ermöglichen uns einen hohen Grad der Digitalisierung sowie standortunabhängiges Arbeiten. Die Umstellung, die die Krise von uns erfordert, fiel uns daher nicht allzu schwer, was die Projektabwicklung betrifft.

Dokumentenmanagementsystem

Pirs ist ein seit 20 Jahren im Anlagenbau etabliertes Korrespondenz- und Dokumentenmanagementsystem des Softwaredienstleisters Sobis Software GmbH. Es ist webbasiert und kann daher standort­unabhängig eingesetzt, sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Lösung genutzt werden. Mittels Pirs:Portal werden externe Unternehmen einfach und sicher in bestehende Pirs-Projekte integriert. Dabei wird Externen ein eigenständiges Pirs-System zur Verfügung gestellt und genau definiert, welche Information beide Systeme miteinander austauschen. Alle eingebundenen Parteien arbeiten dabei in Ihrem abgeschirmten und voneinander unabhängigen und sicheren System.

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