Juni 2015
| von Annabell Degler, Projektmanagerin bei Sobis
 
  • Für die Zusammenarbeit bei Großanlagenbau-Projekten sollten alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf für sie relevante, aktuelle Daten haben. Dafür gibt es mehrere Datenmanagement-Konzepte.
  • Die Vorteile dieser Konzepte lassen sich zu zwei Ansätzen kombinieren, die jeweils Herausforderungen im Bereich Datenschutz und -sicherheit, Daten- und Informationsaustausch und Eigentum lösen.
  • Das DMS Pirs kann beide Ansätze umsetzen und unterstützt in Kombination mit dem Portal die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten, sodass Daten sicher abgelegt werden können und redundante Arbeit entfällt.

Gezielt verknüpfen
Eine Variante, die eine redundante Datenpflege ausschließt, ist die gezielte Kollaboration, bei der alle Seiten das gleiche System für das interne Dokumentenmanagement nutzen. Die Systeme sind ähnlich dem Portalansatz logisch über eine verschlüsselte Verbindung miteinander verknüpft. Parteien tauschen daher über die jeweils internen DMS ihre Daten aus, ohne einen Zwischenschritt über ein Portal, einen FDP-Server oder über E-Mail in Kauf nehmen zu müssen. Die internen DMS sind nach wie vor nach außen abgegrenzt, und keine externe Partei hat direkten Zugriff auf das jeweilige Firmennetzwerk. Beim Dokumentenaustausch legt das System diese automatisch im internen System des Partners an. Die Pflege von mehreren Datensätzen sowie deren manuelle Verwaltung entfallen für alle Parteien, denn durch die Verbindung der jeweiligen internen DMS werden Daten automatisch auf Basis der geteilten Informationen und Dokumente aktualisiert und stehen den involvierten Parteien jederzeit intern zur Verfügung.

Ähnlich dem Portalansatz kann das DMS Pirs auch die gezielte Kollaboration ermöglichen. Für den Fall, dass alle beteiligten Parteien das System als internes DMS verwenden, ließen sich beide Seiten logisch miteinander verknüpfen und die unter den Parteien ausgetauschten projektrelevanten Dokumente und Korrespondenzen automatisch in den jeweiligen Applikationen hinterlegen und aktualisieren. Die redundante Datenpflege entfällt bis auf Ausnahmefälle, alle Seiten verfügen über den aktuellen Informationsstand, und die Eigentumsfrage ist von vornherein geklärt, denn jede Partei hat die intern erstellten und die extern erworbenen Dokumente und Revisionen in ihrem internen System vorliegen. Eine Enddokumentation wäre daher auch nicht mehr nötig. Fehlkommunikation wird umgangen und Projektdaten, wie Termine und Fristen, werden zentral verfolgt.

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