Juni 2014
| von Annabell Degler, IT Projektmanagerin bei Sobis
  • Komplexe Projekte im Anlagenbau unterliegen einer hohen Anfälligkeit für Abweichungen und Änderungen während der Auftragsabwicklung.
  • Professioneller Umgang mit Vertragsstörungen schärft das Bewusstsein aller Beteiligten für die wirtschaftliche Bedeutung von solchen und stärkt die Position für Vertragsverhandlungen.
  • Ein projektbegleitendes Software-Werkzeug erhöht den Stellenwert von Change- und Claimmanagement im Unternehmen und schafft die Basis für einen effizienten Informationsaustausch innerhalb des Projektteams.
Weitere Informationen zum Change- und Claimmanagement im Anlagenbau mit PIRS Claim finden Sie hier. Weitere Artikel zu den Themen Anlagenbau und Anlagenplanung sowie zu projektbegleitender Software finden Sie hier.

Was sind nun die Gründe für solche Mehrkosten sowie Zeitverzüge und warum scheinen sie Firmen zu überraschen, obwohl diese im Vorfeld ausführliche Analysen vorgenommen, detaillierte Pläne und vertraglich fixierte Regelwerke erstellt haben? Um dieser Frage auf den Grund zu gehen, gilt es zwei Themenfelder näher zu beleuchten: zum einen den Bereich Änderungsmanagement (Changemanagement) und zum anderen den immer wichtiger werdenden Bereich des Forderungsmanagements (Claimmanagement). Diese Bereiche sind eng miteinander verbunden, viele Unternehmen leben sie allerdings getrennt. Meist verfolgt das Projektmanagement aktiv das Änderungsmanagement, während den Bereich des Claimmanagements entweder der Einkauf, die Rechtsabteilung oder auch ein externer Claimmanager übernimmt. Dies stellt bei Großprojekten eine Herausforderung dar.

Änderungen folgen nicht immer einem Muster  

Gerade bei großen Projekten mit komplexen Prozessen, langen Laufzeiten und mehreren Unternehmen führen viele Abweichungen zu Anpassungen und Änderungen im zeitlichen und finanziellen Plan. Die Ereignisse, die dies nach sich zieht, können sowohl interne als auch externe Auslöser haben.

Allgemein wird erwartet, dass die meisten Anpassungen oder Änderungen im Projektverlauf auf Änderungsanfragen von Seiten des Kunden oder Auftraggebers zurückzuführen sind. Diese Anfragen durchlaufen einen festgelegten Prozess, bei dem auf die Anträge des Kunden eine interne Kostenanalyse erfolgt, an die sich ein offizielles Angebot des Auftragnehmers anschließt. Sobald der Änderungsauftrag des Kunden eingegangen ist und zusätzliche Kosten geklärt sind, kann das Team die gewünschte Änderung durchführen.

In der Realität sind Auftragnehmer im Anlagenbau mit weit komplexeren Herausforderungen konfrontiert. Änderungsanfragen durchlaufen nicht immer den vordefinierten Prozess. Teilweise basiert eine Änderung nicht auf einer offiziellen Änderungsanfrage, oder Projektverantwortliche müssen notwendige Änderungen durchführen, bevor der Auftrag des Kunden eingeht. Die Deckung der Kosten ist daher nicht geregelt und geht entweder zu Lasten des Auftragnehmers oder wird als durchzusetzende Forderung gegenüber dem Auftraggeber, also als „Claim“, weiter verfolgt. Hinzu kommt, dass viele kleine Ereignisse  zu weiteren Anpassungen im Projekt führen können. Diese kommunizieren Mitarbeiter im täglichen Projektgeschäft häufig nicht und der Projektleiter erkennt deren Auswirkungen daher zu spät. Solche Ereignisse können Mängel bei gelieferten Materialien oder den Leistungen Dritter sein, aber auch falsche oder verspätete Lieferungen, fehlende oder verspätete Genehmigungen oder Fehlkalkulationen. Auch mangelndes Wissen über vertraglich Vereinbartes innerhalb des Teams oder aber äußere Einwirkungen, wie Naturgewalten oder politische Situationen, sind Beispiele für ein notwendiges Anpassen des Projekts.

Alle diese Ereignisse können Mehrkosten  verursachen, die intern geprüft und direkt an externe Mitwirkende weitergereicht werden sollten, was allerding häufig nicht der Fall ist.

Forderungen in drei Schritten aus dem Weg gehen

Zwischen dem Change- und Claimmanagement besteht eine enge Verknüpfung, da eine Änderung in eine Forderung übergehen kann. Zu Beginn jeder intern oder extern verursachten Änderung sowie jeder Forderung, steht ein auslösendes Ereignis. Es kann sich dabei um eine E-Mail, ein offizielles Anschreiben oder eine interne Mitteilung handeln. Bis eine Änderungsanfrage oder ein Ereignis allerdings in einer offiziellen Forderung endet, könnten wichtige Dokumente verloren gegangen sein und sind dadurch im entscheidenden Moment nicht zur Hand.

Um den Verlust von wichtiger Information zu umgehen und im Idealfall Forderungen in beide Richtungen gleich direkt zu vermeiden oder möglichst schnell abzuhandeln, sollten die Beteiligten drei einfachen Ansätzen folgen:

1.    Change – und Claimmanagement heißt Teamwork:

Die Projektbeteiligten müssen jedes Ereignis, das zu einer Abweichung, Änderung oder Forderung im Projekt führen könnte, dokumentieren. Dazu gehören alle Störungen, die sie im Tagesgeschäft entdecken. Um alle relevanten Ereignisse zu erfassen, sollte das gesamte Team in die Prozesse des Change- und Claimmanagements eingebunden sein. Die Basis hierfür ist das Sensibilisieren aller Teammitglieder für das Identifizieren von Abweichungen. Dabei ist es erforderlich, das Team vorab über wichtige Vertragspunkte, Plandaten und Prozessabläufe aufzuklären. Die geschulten Mitarbeiter sind so in der Lage, Vorfälle, die einen negativen Einfluss auf den Projekterfolg haben könnten, zu erkennen und notwendige Folgeprozesse umgehend einzuleiten.

2.    Prozessabläufe definieren und standardisieren:

Die im ersten Schritt dokumentierten Ereignisse können interne Änderungen und Abweichungen nach sich ziehen. Diese gilt es vor der Durchführung finanziell und zeitlich zu bewerten. Alle durch Änderungen verursachten Mehrkosten und Zeitverzüge werden technisch und kommerziell geprüft und vom Projektmanager genehmigt. Der Informationsübergang an die verantwortlichen Stellen muss dabei reibungs- und lückenlos erfolgen. Die Voraussetzung für einen effizienten internen Informationsaustausch ist die Einhaltung von klar definierten Prozessabläufen und Verantwortlichkeiten.

3.    Änderungen und Forderungen rechtzeitig erkennen:

Werden abweichende Daten zu spät entdeckt, kommt es zu einer schleichenden Implementierung, und Mehrkosten entstehen, ohne dass ein Vorgesetzter sie im Vorhinein genehmigt hat. Schritt eins und zwei gewährleisten, dass das Team alle Abweichungen frühzeitig erfassen, bewerten und die notwendigen Genehmigungsprozesse einleiten kann. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Transparenz und das zeitnahe Aufzeigen fremdverschuldeter Mehrkosten während des Projektverlaufs. Somit besteht eine Basis, um alle Änderungen, deren Auswirkungen und gegebenenfalls nachkommende Forderungen kontinuierlich zu verfolgen. Claim- oder Projektmanager müssen nun die dokumentierten Ereignisse und Abweichungen engmaschig verfolgen und rechtzeitig erkennen, wenn aus einer Änderung eine Forderung wird, damit sie diese der Claimstrategie entsprechend verfolgen können. Sie können dadurch einen unerwarteten Kostenanstieg oder Zeitverzug vermeiden.

Ereignisse per Software dokumentieren

Der Einsatz einer unternehmensweiten Softwareanwendung kann das Umsetzen eines effizienten Change- und Claimmanagements unterstützen. Dabei wird auf bestehende interne Prozesse aufgebaut und diese durch ein projektbegleitendes Werkzeug ergänzt.
Ein System, das sich besonders für Projekte im Anlagenbau eignet, ist PIRS Claim. Diese Anwendung basiert auf Ereignisdokumentation, bei der jedes Teammitglied zum Erfassen beiträgt und Abweichungen sowie Änderungen frühzeitig dokumentiert. Interne Abweichungen können Anwender im System einheitlich, transparent und anhand vorgegebener Prozessabläufe bewerten, kategorisieren, prüfen und anschließend genehmigen. Genehmigungsprozesse laufen innerhalb des Systems ab, welches die jeweils Verantwortlichen automatisch informiert. Alle Vertragsabweichungen sind lückenlos dokumentiert und verantwortliche Personen immer aktuell informiert. Das System hilft dabei, Forderungen schnell und effizient durchzusetzen beziehungsweise abzuwenden. Die vorhandene Dokumentation dient der Beweisführung und stärkt im Falle von Verhandlungen die eigene Position.

Projektleiter und Claimmanager sind anhand der in der Anwendung zusammengetragenen Daten jederzeit in der Lage, einen klaren und schnellen Überblick über den Projektstatus zu erlangen. Verbesserungspotenziale können sie damit aufzeigen und für zukünftige oder laufende Projekte ungeeignete externe Unternehmen identifizieren.

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