Wartungsplanung in die Inventarverwaltung integrieren

Die ganzheitliche Sicht auf das Thema Sicherheit erfordert, dass Arbeitsmittel sowie Inventar, aber auch Mitarbeitendenqualifikationen und Lagerhaltung, beständig im Fokus stehen. Um Reibungsverluste an Schnittstellen zwischen analoger und digitaler Verwaltung oder auch bei Einsatz unterschiedlicher Softwareprodukte zu vermeiden, kann es ein lohnenswerter Weg sein, auf eine einheitliche Lösung umzustellen. Der Wartungsplanung kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, denn Inspektionen und zeitgerecht durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen sorgen für einen störungsfreien Betrieb. Das erhöht die Sicherheit und die Produktivität gleichermaßen.

Assets einheitlich erfassen

Voraussetzung für die digitale Wartungsplanung ist, dass alle Assets im Unternehmen einheitlich erfasst werden können. Was einfach klingt, kann mitunter herausfordernd werden, wenn so unterschiedliche Artikel zu erfassen sind, wie verbaute Maschinen und Anlagen, transportable Werkzeuge, Flurförderfahrzeuge und Bestandteile der Infrastruktur, beispielsweise Heizung oder Beleuchtung. Bewährt hat sich hier die Objektorientierung. Es werden Oberkategorien gebildet, denen Eigenschaften, Attribute genannt, zugeordnet werden. Unterhalb der wenigen Oberkategorien können danach beliebig viele, hierarchisch gegliederte Subobjekte geschaffen werden. Zudem lassen sich Aktionen, eigentlich als Methoden bezeichnet, definieren.

Auf diese Weise kann eine Oberkategorie Maschinen erstellt werden, der die grundsätzlichen Attribute wie technische Details, Standort und Verantwortliche zugeordnet werden. Darunter ist eine Aufgliederung in unterschiedliche Unterkategorien, etwa nach Produktion oder Logistik möglich. Hierbei „erben“ Objekte Attribute und Methoden ihrer Elternelemente.

Wartungen werden als Aktionen definiert und können auf jeder gewünschten Ebene hinterlegt werden. So ist eine Sichtprüfung für alle Maschinen womöglich zu jedem Arbeitsbeginn notwendig, eine Überprüfung nach der DGUV V3 aber nur für elektrische Anlagen und in einem gerätespezifischen Turnus. Durch dieses System kann eine Software wie vom Schweizer Anbieter Timly Möbel in der Verwaltung genauso erfassen wie technische Messgeräte im Labor. Die erforderlichen Wartungs- und Prüftermine hinterlegt der Anwender im System einmalig und diese werden für die Assets bei der Zuordnung zu einer Kategorie automatisch eingetragen.

Wenige Produktionsstörungen

Einmal im System erfasst, überwacht die Software permanent die anstehenden Termine. Funktionen wie eine automatisierte Benachrichtigung von Verantwortlichen oder Dienstleistern für die Wartungsarbeiten gehören zum Standard der digitalen Wartungsplanung. Genauso wichtig ist aber eine Verknüpfung der Termine, um etwa Instandhaltungsaufgaben so koordinieren zu können, dass es nicht mehrfach zu Störungen der Produktion kommt, wenn diese auf unterschiedliche Tage fallen.

Hierfür ist es mit der Softwarelösung möglich, Verbünde zu bilden. Objekte können als Container für andere Objekte dienen. Je nach Anforderung vor Ort lassen sich so Arbeitsmittel örtlich, etwa in einem Produktionsabschnitt, zusammenfassen. Ebenso kann es aber auch sinnvoll sein, räumlich voneinander entfernte Anlagen miteinander zu verknüpfen, wenn sie bei der Ausführung von Produktionsabläufen voneinander abhängen. Bei der Wartungsplanung wird auf diese Weise sofort ersichtlich, wann Termine für einen Verbund anstehen.

Cloud als Medium, App als Werkzeug

Ob eine digitale Inventarverwaltung praxistauglich ist, hängt maßgeblich von der Verfügbarkeit ab. Dafür ist es eine unabdingbare Voraussetzung, dass der zentral verwaltete Datenbestand dezentral bereitgestellt wird. Cloudbasierte Dienste haben den Vorteil, dass sie die erforderliche Infrastruktur mitbringen. Anwender benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät, um sich beim vom Anbieter administrierten Cloud-Server anzumelden. Der Schweizer Anbieter nutzt eine Web-App, die auch auf Smartphones und Tablets einsetzbar ist. Mitarbeitende können dadurch gleichermaßen in der Verwaltung, in Produktionshallen oder auch abseits vom Firmenstandort mit der Software arbeiten. Das Firmennetzwerk muss dafür nicht geöffnet werden, da der Dienst autark verfügbar ist.

Smarte Komponenten für die Wartungsplanung

Wird für die Wartungsplanung Software eingesetzt, liegt der Gedanke nahe, einen möglichst hohen Grad der Automatisierung zu erreichen. Das verringert den Arbeitsaufwand für Mitarbeitende, indem diese von wiederkehrenden Kontrolltätigkeiten entlastet werden. Aber auch ein Sicherheitsgewinn ist zu verzeichnen, wenn Fehlerquellen durch vergessene oder nicht fachgerecht durchgeführte Routineüberprüfungen minimiert werden. Das Internet of Things (IoT) steht als Schlagwort für smarte Komponenten, die interaktiv miteinander agieren. Da erforderliche Wartungsarbeiten nicht immer von linear verlaufenden Faktoren wie etwa einem bestimmten Zeitraum abhängen, sind IoT-Sensoren in manchen Bereichen eine sinnvolle Ergänzung der Inventarverwaltung.

Der Schweizer Anbieter hat hierfür eine Kooperation mit Adnexo geschlossen. Der Hersteller von IoT-Sensorik bietet beispielsweise GPS-Tracker zur automatisierten Standortfeststellung von Arbeitsmitteln, Temperatursensoren, Feuchtigkeitsmessgeräte und Distanzmesssensoren an.

Die IoT-Sensoren benötigen in der Regel keine externe Stromzufuhr und sind mit zum Teil jahrelang haltbaren Batterien ausgestattet. Die Kommunikation mit dem Inventarsystem verläuft, je nach konkretem Erfordernis, entweder über spezielle IoT-SIM-Karten oder über für das IoT optimierte Funkprotokolle wie LoRaWAN.

Digitale Aktenhaltung

Wichtiger Bestandteil von Wartung, Instandhaltung und Sicherheitsüberprüfungen ist die systematische Dokumentation. Die digitale Aktenhaltung vereinfacht hier einige Abläufe. Formulare lassen sich digital ausfüllen, Bilder oder Scans direkt einbinden. Jedes überprüfte Arbeitsmittel verfügt über seine eigene digitale Akte, in der sich eine lückenlose Historie durchgeführter Wartungsmaßnahmen abbilden lässt. Das sorgt nicht nur für eine Entlastung durch den Wegfall papiergestützter Dokumentation.

Alle Formulare und Dateien liegen in Echtzeit für jeden Beteiligten vor. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich zu Arbeitsbeginn vom ordnungsgemäßen Zustand der Arbeitsmittel zu überzeugen. Bei Kontrollen sind alle Dokumente an jedem Arbeitsort verfügbar. Die digitale Speicherung hat zudem den Vorteil, dass Schmutz und Witterungsverhältnisse bei der Verarbeitung keine Rolle spielen.

Der Mensch als Sicherheitsfaktor

Das Inventar digital zu verwalten, ohne Mitarbeitendeninformationen einzubinden, ist nicht sinnvoll. Verantwortliche müssen festgehalten und eine persönliche Zuordnung von Arbeitsmitteln hinterlegt werden. Der Schweizer Anbieter geht hier noch einen Schritt weiter und bietet die digitale Personalakte an. Hierbei handelt es sich um einen gesondert geschützten Bereich in der Softwarelösung, in dem der Anwender Qualifikationen und die Gültigkeit von Schulungen und Zertifizierungen hinterlegen kann.

Dadurch ist nicht nur sichergestellt, dass erforderliche Sicherheitsüberprüfungen eingehalten wurden, sondern auch, dass der Anwender nur ausreichend qualifizierte Mitarbeitende mit der Bedienung eines Arbeitsmittels betraut. Dies wird einem berechtigten Vorarbeiter bei der Zuteilung an einen Mitarbeiter auf Wunsch mit angezeigt. Der Schulungsplaner verwaltet zudem im Hintergrund anstehende Termine für Aus- und Fortbildung. Auch interne Anweisungen und Sicherheitsunterweisungen lassen sich auf diese Weise systematisch organisieren und dokumentieren.

Wartungsplanung als Kernaufgabe

Arbeitssicherheit ist in der Compliance von Unternehmen fest verankert. Gerade im Umgang mit chemischen Stoffen ergibt es Sinn, die Wartungsplanung, Sicherheitsüberprüfungen und Mitarbeitendenqualifikationen ganzheitlich zu betrachten. Damit sich der dadurch verursachte bürokratische Aufwand in Grenzen hält, können sich Anwender eine softwarebasierte Lösung wie Timly zu Nutze machen.